Directiesecretaris

Ben jij een ervaren bestuurskundig of juridisch professional die buiten de gebaande paden denkt, mogelijkheden ziet en oplossingsgericht werkt? En sta je stevig in je schoenen, ben je een kei in organiseren, regelen en communiceren en krijg je zaken écht voor elkaar?

Dan ben jij de kandidaat die het Mulier Instituut zoekt voor de functie van:

Directiesecretaris (0,6-0,8 fte)

Wat ga je doen?

Als directiesecretaris ondersteun je de directie en het managementteam (MT). Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie en bent op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie. Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt de actie- en besluitenlijst en draagt zorg voor managementrapportages aan de directie en het MT. Je informeert de directie en het MT over belangrijke ontwikkelingen, draagt actief bij aan de bevordering van een goede sfeer en werkcultuur binnen het instituut en vervult hierin een voorbeeldfunctie.

Verder verricht je onder meer de volgende werkzaamheden:

• Je beheert e-mail en agenda’s van de directie, het MT en de Raad van Toezicht (RvT) en handelt post, telefoon en overige correspondentie zelfstandig af, rekening houdend met prioriteiten en planning. Je plant vergaderingen en organiseert afspraken en bijeenkomsten voor de directie, het MT en de RvT.
• Je verzorgt de voorbereiding en de opvolging van de afspraken die zijn gemaakt in vergaderingen van de RvT, de directie en het MT en van interne vergaderingen waaraan de directie deelneemt, zoals de ondernemingsraad.
• Je draagt zorg voor een adequate informatievoorziening en managementrapportages voor directie en MT.
• Je zorgt voor inhoudelijk en juridisch juiste contracten en overeenkomsten en voor ondertekening en dossiervorming.
• Je zorgt in afstemming met de stafafdelingen voor het vertalen van beleid in richtlijnen, reglementen en procedures.
• Je bent voor de directie het aanspreekpunt voor juridische vraagstukken, onder meer op het terrein van medezeggenschap en AVG, en onderhoudt daarvoor contacten met externe adviseurs.
• Je verzorgt in overleg met de afdeling communicatie de interne en externe communicatie over de besluiten van directie en MT.
• Je volgt ontwikkelingen in de sportwereld en denkt actief mee over de manier waarop het instituut invulling kan geven aan actuele kwesties.
• Bij afwezigheid van collega’s op het secretariaat neem je zo nodig werkzaamheden tijdelijk waar.

Wat vragen wij?

• Je hebt een afgeronde bestuurskundige of juridische opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Je hebt enkele jaren ervaring als directiesecretaris.
• Je bent integer en discreet. Je gaat vertrouwelijk om met vertrouwelijke informatie die je onder ogen krijgt.
• Je bent je bewust van de bijzondere positie tussen medewerkers, externe relaties en directie en bestuur en bewaakt dat er geen belangenverstrengeling ontstaat.
• Je hebt goede communicatie- en presentatievaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bewaakt dat interne en externe communicatie-uitingen in lijn zijn met de belangen van het instituut.
• Je beschikt over een positief-kritische houding.
• Je bent een sociaal vaardige collega, een collegiale teamspeler met een dienstverlenende houding.
• Je houdt van uitdagingen, bent zelfstandig en neemt initiatief.
• Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Wat bieden wij?

We bieden een werkplek in een open en actieve organisatie. Je werkt deels thuis en deels op kantoor. Na(ast) het werk organiseren we regelmatig leuke (online) activiteiten voor alle medewerkers. Uiteraard zorgen we ervoor dat je je werk goed kunt doen: je krijgt daarom een laptop en mobiele telefoon in bruikleen. Daarnaast zijn er verschillende mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Je kunt bijvoorbeeld opleidingen en trainingen volgen, zowel intern als extern.

Het Mulier Instituut kent een eigen arbeidsvoorwaardenregeling, waarvoor de CAO Nederlandse

Universiteiten als referentiekader is gebruikt. Daarbij hanteren we de salarisschalen van de CAO Nederlandse Universiteiten. De functie van directiesecretaris is ingeschaald in schaal 8-10, afhankelijk van ervaring. In eerste instantie ontvang je een jaarcontract, met mogelijkheid tot verlenging.

Wie zijn wij?

Het Mulier Instituut verricht sportonderzoek voor beleid en de samenleving. Opdrachtgevers zijn vooral overheden en sportorganisaties. Bij ons instituut werken mensen met een passie voor sport, bewegen en gezondheid. Je werkt samen met ruim 55 onderzoekers en onderzoeksassistenten en een team van negen ondersteunende medewerkers. Het instituut is gevestigd in stadion Galgenwaard in Utrecht. Kijk voor meer informatie op www.mulierinstituut.nl.

Bij het Mulier Instituut streven wij naar een inclusieve werkomgeving. Deze vacature staat open voor iedere sollicitant die zich herkent in het profiel van Directiesecretaris, maar bij gelijke geschiktheid verwelkomen wij graag kandidaten die met hun achtergrond en ervaring een bijdrage kunnen leveren aan de diversiteit binnen onze organisatie, met inbegrip van doelgroepen uit de Participatiewet.

Enthousiast geworden?

Heb je belangstelling voor deze functie? Upload dan je curriculum vitae en motivatiebrief (gericht aan Remco Hoekman) via het sollicitatieformulier op onze website. Voor vragen over de functie kun je terecht bij Saskia de Groot.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.