Donderdag 28 juli 2016

Athletics like never before

Het budgetneutraal organiseren van de EK Atletiek was een enorme uitdaging. Met een sterk team en een enorme hoeveelheid vrijwilligers is de belofte ‘Athletics like never before’ echter ingelost. “Mensen maken uiteindelijk het verschil”, aldus Yvonne Tamminga, manager planning & control en plaatsvervangend directeur tijdens de EK in Amsterdam.

Het zal niemand zijn ontgaan: van 6 tot en met 10 juli vonden in het Olympisch Stadion in Amsterdam de Europese Kampioenschappen Atletiek plaats. Er werden op sportief vlak mooie resultaten geboekt en de toeschouwers zorgen voor een fantastische oranje-ambiance. Om het tot zo’n succes te maken is achter de schermen enorm veel werk verzet. Yvonne Tamminga licht toe.

Facts & figures

Eerst maar even de statistieken:
“We hebben 126.000 kaarten verkocht”, vertelt Yvonne. “Het aantal bezoekers zal hoger liggen omdat we ook kaarten hebben weggeven aan bijvoorbeeld scholen en deelnemers aan side-events. Er hebben ruim 1.400 atleten deelgenomen aan de EK. Dit betekent dat de EK atletiek in Amsterdam de grootste EK ooit zijn geweest, Dat is best bijzonder als je bedenkt dat het een Olympisch jaar is, de Russen geschorst worden voor deelname en er alleen een halve marathon werd georganiseerd als wegonderdeel (geen snelwandelen bijvoorbeeld). We hebben in totaal 1.750 vrijwilligers ingezet tijdens en voorafgaand aan de EK. Zonder vrijwilligers is het organiseren van zo’n evenement echt niet mogelijk! Er zijn zelfs ’long term volunteers’ die zich gedurende 3 jaar hebben ingezet voor onze organisatie! Er zijn ook heel wat stagiairs werkzaam geweest binnen de organisatie van de EK, ik schat zo’n 25 in totaal. Ons management team bestond uit 9 personen. Het team van projectleiders bestond uit 15 personen. In totaal hebben we gewerkt met zo’n 45 betaalde krachten in de laatste fase van het evenement. We hebben twee officiële wedstrijdvenues gehad: het Olympisch Stadion en het Museumplein (waar de kwalificaties van het discus- en speerwerpen hebben plaatsgevonden). De trainingsvenue was in Ookmeer en de warm-up venue op Schinkeleiland (Arsenal).”

Vrijwilligers in actie

EK als nooit tevoren

Hoe kijkt de organisatie terug op de EK? “Het evenement is zeer succesvol verlopen”, vindt Yvonne. “We kijken terug op een EK als nooit tevoren. Dit heeft te maken gehad met veel verschillende factoren, zoals de grote bezoekersaantallen wat voor een prima sfeer heeft gezorgd. Ook de tribunes op het Museumplein hebben vol gezeten waardoor het bredere publiek atletiek heeft kunnen zien. De medaillehuldigingen buiten het stadion op Medal Plaza pakten goed uit, de atleten zijn echt geëerd door het publiek in een fantastische sfeer. De veel georganiseerde side-events in aanloop naar en tijdens het evenement in samenwerking met de Atletiekunie en de gemeente Amsterdam zijn succesvol geweest. Tijdens de EK waren de kidsvakken echt sfeer verhogend. Ook met een kijkje achter de schermen zijn we zeer tevreden. We hebben dit EK met een klein en hecht team weten te organiseren met beperkte financiële middelen. We zijn er echt trots op dat we een EK atletiek budgetneutraal hebben weten te organiseren in Amsterdam. De steun van de gemeente Amsterdam en andere partners is hierbij cruciaal geweest. Neem bijvoorbeeld het organiseren van het transport wat voor een EK atletiek echt een monsteroperatie is. Ons team heeft een topprestatie geleverd om iedereen over alle verschillende venues en hotels elke weer op tijd te verplaatsen met bussen, auto’s, minibusjes en golfkarretjes.”

Belofte waargemaakt

Al bij het uitbrengen van het BID eind 2011 beloofde de organisatie ‘athletics like never before’. Na toewijzing van het BID is gestart met het uitdenken van de organisatievorm en het oprichten van de stichting. Rien van Haperen is als kwartiermaker gestart met het opstellen van een masterplan. Vanaf 2013 is het team verder uitgebreid. “Ik ben zelf eind 2013 begonnen”, vertelt Yvonne. “En ik denk dat we er in geslaagd zijn deze belofte waar te maken. We hebben atletiek naar de stad en het publiek gebracht. Niet alleen met de wedstrijdonderdelen op het Museumplein, ook met de organisatie van de BROOKS 10k Champions Run dwars door het centrum van Amsterdam. We hebben naast het creëren van de voorwaarden om topatletiek te kunnen bedrijven ook de Nederlandse jeugd in aanraking gebracht met atletiek. We hebben een bezoek aan een EK uitgebreid naar een dagje uit met de familie, rond het stadion hebben vele bezoekers gezellig wat gegeten en van de muziek genoten.”

Inspiratiesessie

Vrijwilligers maken het verschil

Om het evenement tot zo’n succes te maken is achter de schermen hard gewerkt. Hoe zorg je er voor dat iedereen betrokken blijft? “Specifiek voor de vrijwilligers hebben we in januari, februari en maart zes kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd”, licht Yvonne toe. “Deze avonden bestonden uit een plenair gedeelte met algemene informatie over de EK en subsessies waar vrijwilligers kennismaakten met hun clustermanager of coördinator en mede-vrijwilligers. In juni hebben we een inspiratiesessie gehouden waar 1.300 van de vrijwilligers aanwezig waren. De vrijwilligers hebben het verschil gemaakt als het gaat om gastvrijheid, we hebben van meerdere stakeholders de feedback gekregen dat ze ons vrijwilligersteam geweldig vonden. Ons team heeft veelal gewerkt vanaf het LOC (Local Organisation Committee) kantoor in het Olympisch Stadion. Daarnaast hebben we samengewerkt met TIG sports, zij hebben hun kantoor vlakbij het stadion. Deze teambuilding is soepel verlopen.”

De jongste vrijwilligers

Juiste kwaliteiten en ervaring

Welke tips kan Yvonne andere organisatoren geven? “Investeer in het aantrekken en selecteren van mensen met de juiste kwaliteiten en ervaring”, antwoord Yvonne. Teamplayers met projectmanagement skills, die goed kunnen samenwerken, over de verantwoordelijkheden van het eigen project heen kunnen kijken en stressbestendig zijn. Mensen maken uiteindelijk het verschil! En voor de werving van vrijwilligers: begin op tijd! Werk vanuit een strategie die past bij je evenement, communiceer duidelijk en tijdig en beloon je vrijwilligers goed! Wij hebben de vrijwilligers beloond op verschillende manieren:

  • BROOKS heeft een supergaaf kledingpakket beschikbaar gesteld voor alle vrijwilligers (sokken, schoenen, lange en korte broek, T-shirts, vest, regenjas, rugtas en pet;
  • We hebben lunch en diner verzorgd voor alle vrijwilligers;
  • We hebben gratis parkeerplekken aangeboden in het Amsterdamse Bos en daar een busshuttle laten rijden naar het OS. Voor de vrijwilligers die niet met de auto reizen heeft de gemeente Amsterdam GVB passen ter beschikking gesteld zodat ze gratis met OV konden reizen in Amsterdam;
  • We hebben een geweldig volunteershome gecreëerd in Sporthallen Zuid waar iedereen terecht kon voor een spelletje, gesprek of andere vormen van ontspanning en gezelligheid;
  • We hebben geïnvesteerd in snelle en duidelijke communicatie. We hebben een speciale app ontwikkeld om alle vrijwilligers te informeren over hun shiftplanningen en alle overige informatie gebundeld weer te geven;
  • En tot slot hebben we op zondagavond 10 juli een slotfeest georganiseerd waar alle vrijwilligers de EK konden afsluiten met sporters, media, organisatie en EA-vertegenwoordigers.

De vrijwilligers!

Grootste uitdaging

“De grootste uitdaging is toch wel het budget neutraal organiseren van dit EK geweest”, zegt Yvonne. “We gaan uitkomen op een budget net boven de 14,5 miljoen. Dat is het laagste budget dat in de afgelopen jaren voor een EK atletiek is uitgegeven. En bovendien is er door de vorige organisator (Zurich) een flink verlies nagelaten. Het volkrijgen van het Olympisch Stadion hebben we ook lange tijd als onze grootste uitdaging beschouwd omdat we ervan overtuigd waren dat een vol stadion garant zou staan voor sfeer en beleving. Werknemers hebben daar een belangrijke rol in gespeeld. Werken in de organisatie van een evenement vraagt veel van ze. We maken hele lange dagen en een 9 tot 5 mentaliteit past echt niet. Ik ben er trots op dat er niemand is omgevallen in ons team en dat iedereen voor elkaar klaar heeft gestaan als het nodig was. Daarnaast denk ik dat de teamleden het teamgevoel als een van de meest motiverende punten zullen benoemen in de organisatie van dit EK.”