Maandag 03 oktober 2016

Een goede mix van mensen in het team van de Nationale Sportweek

De Nationale Sportweek vond eind september plaats. Host city Utrecht hielp ervoor zorgen dat het evenement in het hele land sporten in de etalage zet. Om het soepel te laten verlopen is een enthousiast team van betrokkenen maanden bezig geweest met de voorbereidingen en organisatie. Sanne van Til van NOC*NSF en Ton Wetselaar van de gemeente Utrecht vertellen vanuit hun projectleidersrol welke eigenschappen hen daarbij van pas zijn gekomen.

De Nationale Sportweek vond van 17 tot en met 25 september plaats met als host city Utrecht. Naast de vele activiteiten bij verenigingen vierde Utrecht de Nationale Sportweek met een reeks van bijzondere activiteiten. Er waren elke dag één of meerdere sportevenementen, elk voor een speciale doelgroep of met een bijzonder thema. “Op één evenement binnen het programma werkten we samen met zeven omliggende gemeenten”, vertelt Ton Wetselaar, projectleider vanuit de gemeente Utrecht. “Met hen organiseerden we een fietsparade van Duofietsen. Dit zijn fietsen voor mensen met een beperking waarbij je naast elkaar op de fiets zit. We hadden in ons programma meer dan honderd activiteiten en evenementen. Veel vrijwilligers, stagiaires en professionals staken daar hun energie in om er een geweldig succes van te maken. Ik hoop vooral dat elk van die evenementen deelnemers enthousiast heeft gemaakt voor sport en bewegen.”

Duizenden activiteiten

Natuurlijk beperkte de sportweek zich niet tot Utrecht. Sanne van Til, projectleider vanuit NOC*NSF licht toe: “Exacte cijfers hebben we nog niet, maar wij verwachten dat er net zoals bij voorgaande edities van de Nationale Sportweek weer duizenden activiteiten door het hele land georganiseerd zijn door clubs en andere sportinitiatieven. Zij werden ondersteund door sportbonden en 176 gemeenten die een lokale sportweek organiseren. Landelijk gezien denken wij dat er rond een miljoen mensen tijdens de Nationale Sportweek actief zijn geweest met sporten en bewegen. Dit jaar is de sportweek verhuisd van april naar september, Hiermee sluiten we aan bij de Europese week van de Sport en vieren we de start van het sportseizoen.”

Het team

Om er landelijk én in Utrecht een succes van te maken, zijn verschillende organisaties betrokken bij de organisatie. Sanne: “Het kernteam van de organisatie in host city Utrecht bestaat uit de gemeente Utrecht, VSU, Harten voor Sport, FC Utrecht, Jaarbeurs en NOC*NSF. Daarnaast is event organisator BINK ingeschakeld om een aantal events te produceren zoals de openingsrun, de sportweek Karavaan en het Sportweek Festival. Het totale team bestaat uit ongeveer twintig personen. Daarnaast werken er vanuit NOC*NSF ongeveer 10 personen aan de Nationale Sportweek. Als projectleider ben ik verantwoordelijk voor de aansturing en coördinatie van de Nationale Sportweek. Vanuit NOC*NSF promoten wij de Nationale Sportweek en ondersteunen wij alle clubs, sportinitiatieven, sportbonden en gemeenten die deelnemen aan de Nationale Sportweek met onder andere nieuwsbrieven, promotiemateriaal, toolkits, social media en de website. Daarnaast werken we samen met de gemeente Utrecht om de Nationale Sportweek daar te promoten als host city en mooie events te organiseren die hierbij passen.”

Passie en commitment

“Ik zorg als projectleider voor de aansturing en coördinatie van het programma en de partners in Utrecht”, vult Ton aan. “Mijn creativiteit, enthousiasme en denken in oplossingen, komen daarbij goed van pas.” “Het werken in een projectteam vraagt om passie en commitment om met z’n allen het resultaat te willen behalen en hiervoor alles op alles te willen zetten”, valt Sanne hem bij. “Als projectleider stuur je aan op output en stuur je gedurende het proces bij waar nodig. Hiervoor dien je flexibel te zijn, leiderschap te tonen en snel te kunnen schakelen wanneer zaken net iets anders lopen dan gepland. Met veel enthousiasme en energie zorgden we er met z’n allen voor dat Utrechters geïnspireerd werden door een hele mooie sportweek te organiseren in deze host city.”

Intrinsieke motivatie

Met zoveel betrokken organisaties en verschillende mensen kan het een uitdaging zijn om alle neuzen dezelfde kant op te houden. “Klopt”, zegt Ton, “wij moeten er vooral voor zorgen dat partijen aansluiten omdat ze zien dat de Nationale Sportweek voor hun van waarde kan zijn. Partijen moeten met ons samenwerken omdat ze dat zelf willen, niet omdat wij dat belangrijk vinden. Die intrinsieke motivatie is het belangrijkst. Verder moeten wij partijen faciliteren om te zorgen dat ze hun activiteit kunnen organiseren en promoten.” Sanne: “Daarnaast zijn er de afgelopen maanden verschillende projectgroep-overleggen in Utrecht geweest om daarin de voortgang te bewaken van het project en samen te zorgen dat het doel bereikt ging worden. Alle betrokken partijen in Utrecht hebben een passie voor sport. Mede daardoor zette iedereen een stapje extra wanneer dit nodig was en is er de afgelopen maanden door iedereen keihard gewerkt om er een super mooie week van te maken in Utrecht.”

Een goede mix

Voor andere of toekomstige organisatoren van dergelijke evenementen adviseert Ton op zoek te gaan naar mensen die vanuit de juiste motivatie betrokken zijn bij het project. “Daarnaast is het goed om een mix te hebben van creatieve, kritische, praktische en gestructureerde personen in het team. Wanneer je daar de juiste verbinding en gemeenschappelijk doelen voor weet te creëren ontstaat de energie om dergelijke evenementen te laten slagen.” Sanne vult aan: “Daarnaast is het op het gebied van samenwerking met zoveel verschillende partijen belangrijk om vooraf een heldere rol- en taakverdeling op te stellen, zodat iedereen precies weet wat zijn of haar taak is met de daarbij horende verantwoordelijkheden.”

Nagenieten

Utrecht kijkt terug op een zeer geslaagde Sportweek. De stad was host city en heeft dat aangegrepen voor een breed programma van evenementen – naast alle activiteiten die bij verenigingen en aanbieders plaatsvonden. In deze evenementen was aandacht voor uiteenlopende doelgroepen als sportvrijwilligers, jongeren en sporters met een beperking. Met onder andere een foto expositie en een tentoonstelling over de sporthistorie is ook de link naar cultuur gelegd. De week kende verschillende hoogtepunten zoals het Welkom Thuis van Paralympic TeamNL, de Domtorenloop en het afsluitende Sportweek festival in het Griftpark. Nagenieten van de Nationale Sportweek in Utrecht kan met de aftermovie: