Dinsdag 18 november 2014

Het beste halen uit functionerings- en beoordelingsgesprekken

De Nederlandse Volleybal Bond bepaalt haar strategisch beleid per Olympische cyclus. Daarbij worden projectteams verantwoordelijk voor een ambitie. Functionerings- en beoordelingsgesprekken helpen die ambities optimaal vorm te geven. Arlette Siebring vertelt over haar ervaringen.

Arlette Siebring werkt ruim 2 jaar bij de Nederlandse Volleybal Bond (Nevobo) op de afdeling Wedstrijdwezen. Na een jaar Communicatie gestudeerd te hebben, rondde ze de studie Sport, Gezondheid en Management (Nijmegen) af. Om zich nog verder te verdiepen in de sport volgde ze ook nog de premaster Bewegingswetenschappen (Groningen). In haar functie houdt Arlette zich bezig met de organisatie en planning van de volleybalcompetities en toernooien in regio Zuid. Arlette: "Daarnaast doe ik veel op het gebied van communicatie in de regio, zoals onder andere het beheren van de website en het maken van de wekelijkse nieuwsbrief voor verenigingen. Mijn functie is veelomvattend, zo richt ik me ook op het scholenvolleybal in de regio en verzorg ik af en toe presentaties en symposia voor bestuurders, scheidsrechters en/of trainers. Tot voor kort ben ik nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van Volleybalmasterz.nl, een website voor jongeren van 12-18 jaar gericht op het vergroten van spelregelkennis. Masterz is een sportbreed initiatief vanuit NOC*NSF en verschillende sportbonden om jongeren spelregelkennis bij te brengen en daarmee het begrip voor beslissingen van de scheidsrechter te vergroten. Bovendien brengt het beheersen van de spelregels de winst dichterbij."

Performance management bij de Nevobo

Het goed meten en evalueren van prestaties draagt bij aan de kwaliteit van een sportorganisatie. Het motiveert de werknemer bovendien. Dit is kort gezegd performance management. Bij de Nevobo wordt strategisch beleid telkens voor een Olympische cyclus bepaald. Arlette licht toe: "Voor de jaren 2013 tot en met 2016 is de Volleybal Agenda in het leven geroepen. Er is samen met verschillende partijen zoals bestuurders, trainers / coaches, scheidsrechters, sporters en ouders invulling gegeven aan de Volleybal Agenda. De missie van de Nevobo is onder andere volleybal voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk maken door een op maat gesneden dienstverlening. De Volleybal Agenda bestaat daarom uit zogenaamde ‘ambities’ gericht op de volledige volleybalsport in Nederland; indoor-, beach- en zitvolleybal, top- en breedtesport. De ambities gaan bijvoorbeeld over de jeugd, scheidsrechters, trainers, bestuurders, samenwerking met onderwijs, stijging van het aantal teams en de Nederlandse teams. Bij alle ambities is toegelicht waar de Nevobo nu staat, wat het doel voor 2016 is en hoe we dat willen bereiken, met welke acties."

"Volgend jaar wordt hét volleybaljaar; zowel de WK Beachvolleybal als het EK Dames volleybal worden in Nederland georganiseerd. Alle medewerkers zijn dus extra gefocust om het volleybal een enorme boost te geven in Nederland. Er is om die reden een promotie campagne ‘Join!’ opgezet waarbij er onder andere een volleybalbus met volleybalattracties door Nederland rijdt, er clinics worden gegeven door bekende (oud-)volleyballers, er ingezet wordt op sportstimulering in het basis- en voortgezet onderwijs en nog veel meer. Op deze manier hopen we natuurlijk ook alle stadions (WK Beachvolleybal: Den Haag, Amsterdam, Apeldoorn en Rotterdam, EK Dames: Apeldoorn, Antwerpen, Eindhoven en Rotterdam) vol te krijgen."

Rol van functionerings- en beoordelingsgesprekken

Functionerings- en beoordelingsgesprekken kunnen helpen sturing te geven aan ambities van werknemers en daarmee die van de organisatie. Arlette geeft aan welke rol de gesprekken spelen binnen de Nevobo: "Met de introductie van de Volleybal Agenda is er intern ook het één en ander veranderd. De accountmanagers in de regio zijn bijvoorbeeld projectleider van een ambitie geworden en hebben een projectteam samengesteld die hen bij het behalen van de ambitie ondersteunt. Alle projectleiders binnen de bond hebben een cursus gevolgd op het gebied van projectmanagement. Begin november zijn we met alle medewerkers van de bond twee dagen weg geweest ter voorbereiding van de WK en EK in 2015. Tijdens deze dagen is er heel concreet aan bod gekomen waar je talenten liggen, waarom je graag een bijdrage wilt leveren aan deze evenementen en hoe je je talenten in kan zetten op de WK en EK. Functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn hierbij naar mijn mening van groot belang. Door het voeren van deze gesprekken krijg je meer zicht op je eigen werkwijze, je talenten, maar ook je verbeterpunten. Daarnaast is dit de ideale gelegenheid om je werkgever te laten weten wat jij leuk vindt en waar je goed in bent. Als werkgever kun je op die manier goed bepalen of een werknemer op zijn plek zit. Door beoordelingsgesprekken met werknemers te voeren kan de werkgever tevens de talenten van de werknemers optimaal benutten en de medewerkers zo goed mogelijk inzetten."

Evaring met functionerings- en beoordelingsgesprekken

"Ik vind zelf een groot voordeel van functionerings- en beoordelingsgesprekken dat het bijdraagt aan je persoonlijke ontwikkeling. Je ontvangt feedback dat je kan helpen om te groeien en nog beter te presteren. Daarnaast draagt het bij aan een prettige werksfeer. Je kunt in je functionerings- en/of beoordelingsgesprek namelijk ook feedback geven aan je leidinggevende. Ik zie het zelf als een reflectiemoment van de werkgever op jou, maar ook andersom. De gesprekken hebben in mijn ogen een direct effect op je presteren, dit draagt dus bij aan het behalen van je persoonlijke doelen. Je eigen presteren heeft daarnaast ook een effect op het presteren van de organisatie waar je voor werkt. Vaak wordt er tijdens zo’n gesprek ook een waardering uitgesproken over de dingen die je doet. Soms krijg je zelfs een financiële waardering voor je werkzaamheden. Dit geeft natuurlijk een boost om met dezelfde energie of zelfs meer aan de slag te gaan! Een tijdje geleden kwam bij ons tijdens een werkoverleg de methode ‘360 graden feedback’ ter sprake. Hierbij word je bijvoorbeeld tegelijkertijd beoordeeld door verschillende collega’s en een leidinggevende. Het is de bedoeling dat vanuit verschillende perspectieven feedback wordt gegeven op je functioneren. Als aanvulling op onze bestaande functionerings- en beoordelingsgesprekken lijkt me dit een erg goede en leerzame methode."

Tips

Arlette geeft vanuit eigen ervaring aan hoe je het beste uit je functionerings- en beoordelingsgesprekken haalt: "Tijdens je functionerings- en/of beoordelingsgesprek kun je de gelegenheid goed gebruiken om je eigen wensen uit te spreken en zo meer uit je werk te halen. Meestal wordt er bijvoorbeeld gesproken over verwachtingen, taken en je ontwikkeling. Ik breng dit van tevoren al zo goed mogelijk voor mijzelf in kaart. Wat wil ik, wat verwacht ik en waar wil ik nog in groeien? Ik probeer vaak de taken in mijn functie te benadrukken die ik erg leuk vind om te doen. Als er dan een volgende keer een klus ligt die daarmee overeenkomt, wordt er sneller aan je gedacht. Op die manier probeer ik er voor mijzelf wat uit te halen. Het zou zonde zijn als je deze gelegenheid voorbij laat gaan."

"Vaak pak ik mijn eerdere beoordelingen er ook nog even bij. Zo kun je weer zien op welke punten je wordt beoordeeld. Daarnaast bekijk ik waar ik de vorige keer wat lager op scoorde en probeer ik te bedenken hoe ik daaraan heb ik gewerkt en wat ik in de toekomst nog meer kan doen om in het vervolg beter te scoren. Het komt natuurlijk altijd goed over als je dit van jezelf weet én er ook nog wat aan doet. Het allermooist zou zijn als je nog een opleiding of cursus kunt volgen voor de taken die je leuk vindt en tegelijkertijd vaak ook goed in bent. Mijn tip zou zijn om daar ook zeker even naar te informeren om te kijken wat de mogelijkheden binnen jouw organisatie zijn. Dit staat ook weer goed op je CV. Tot slot ben ik zelf iemand die mijn eigen zwakke punten ook benoemt tijdens een gesprek. Ik vind dit vaak juist sterker overkomen. Op die manier laat je zien dat je zelf weet hoe je in elkaar steekt, dat je fouten durft te maken en je ook kwetsbaar op durft te stellen. Zo buig je eigenlijk je zwakke punten om in een kracht. Ik denk dat veel leidinggevenden dit wel waarderen."