Woensdag 29 juli 2015

Hoe organiseer je een Grand Départ?

De beelden gingen de hele wereld over: van 1 tot en met 5 juli kleurde Utrecht geel tijdens de start van de Tour de France. Het fietsfeest zette Utrecht in de spotlight en stemde bezoekers blij, bewoners trots en de organisatie zeer tevreden. Achter het soepele verloop schuilt een hele organisatie, met als projectdirecteur Martijn van Hulsteijn. Hij vertelt over zijn ervaringen. “We hadden de lat hoog gelegd, maar de reacties van bezoekers, politiek en de renners hebben onze verwachtingen overtroffen.”

Van de Giro in de Tour gerold

Martijn van Hulsteijn heeft veel bestuurlijke ervaring, onder andere bij de BMC Groep waar hij in 2005 als consultant aan de slag ging. “BMC had toen nog geen sportgroep, die heb ik daar mede op mogen zetten. Vanuit die functie gaf ik vooral advies aan (grote) gemeenten, kennisinstellingen, sportbonden en NOC*NSF. Het ging veel over beleidsontwikkeling, topsport- en talentontwikkeling, maar ook ruimtelijke zaken. Ik bouwde zo een goed netwerk op, zat veel bij bestuurders in de sport aan tafel. In 2009 zag de gemeente Amsterdam kans om de Giro d’Italia naar Nederland te halen, de eerste etappe na de proloog ging naar Utrecht. Voor die etappe is ook een projectorganisatie opgericht, waar ik projectdirecteur van werd. We hadden vooraf geen verwachtingen ten aanzien van wat het zou kunnen opleveren. Uiteindelijk kwamen er zo’n 250.000 bezoekers naar de stad en nog eens 250.000 naar de provincie. Toen smaakte het naar meer. Door mijn rol als projectdirecteur Giro werd in 2010 al gezegd ‘als we de Tour gaan organiseren, bellen we je weer!’. Dat is ook gebeurd.”

Het is de zesde keer dat de Grand Départ start in Nederland na Amsterdam (1954), Scheveningen (1973), Leiden (1978), ‘s -Hertogenbosch (1996) en Rotterdam (2010).

Geen weken maar jaren

Het lijkt haast logisch om de Tour de France te willen laten beginnen in een stad waar meer fietsen dan mensen zijn. Toch ging er nog een hele periode aan vooraf. Jeroen Wielaert, wielerliefhebber en radiopresentator, besprak in 2002 met een vriend de start van de Giro die die zomer in Groningen zou plaatsvinden. Zo ontstond het plan de start van het grootste wielerevenement van de wereld naar de Domstad te halen. Want wat Groningen kan, moet Utrecht ook kunnen, dachten de trotse Utrechters. “Dat idee werd overgenomen door de gemeente”, licht Martijn toe. “Dan ga je een bestuurlijk proces in waarbij je het niet hebt over weken, maar over jaren. Je gaat kennismaken met de ASO, maakt een organisatorisch voorstel, laat een haalbaarheidsonderzoek uitvoeren. In 2006 werd het voorstel al ingediend, echter in concurrentie met Rotterdam. In 2010 werd het inderdaad Rotterdam, maar de ASO vroeg Utrecht toen al kandidaat te blijven.”

Op 8 november 2013 valt het verlossende woord. Le Grand Départ 2015 zal plaatsvinden in Utrecht.

Projectteam binnen de gemeente borgen

In 2012 begon door te sluimeren dat de kandidatuur van Utrecht voor 2015 bij de ASO serieuze vormen aannam. Dat de contacten met betrekking tot de Tourstart zo goed waren, was toen nog niet breed bekend. “Dus werd ik in 2012 bij de gemeente Utrecht benoemd tot manager sport en vervolgens in 2013 als kwartiermaker Tour de France”, vervolgt Martijn. “Eind 2013 waren uiteindelijk de financiering, politieke besluitvorming en de contacten bij de ASO rond. Toen kon ik officieel aan de slag als projectdirecteur Grand Départ Tour de France 2015. Ik ging in 2013 als eerste aan de slag met een plan van aanpak, de outline: hoe ga je de projectorganisatie optuigen, welke bestuursvorm kies je? Bij dat laatste kozen we voor een hybride vorm met een aparte stichting voor de betalingen. En ook heel belangrijk: wie gaan met het plan van aanpak aan de slag, wie komen er in het projectteam? Dat wilden we graag in de gemeente borgen, zodat de kennis die hiermee werd opgedaan ook op langere termijn behouden zou blijven.”

In Utrecht wordt gebouwd aan de grootste fietsenstalling ter wereld die plaatst biedt aan 12.500 fietsen.

De juiste mensen bij elke fase

“We zijn er dus mensen bij gaan zoeken. Bij elk van de vier fasen die we benoemd hadden: kwartiermaken, contractvoorbereidingen, voorbereiding en uitvoering. Soms merkten we dat die fasen door elkaar heen liepen. Zo ging Utrecht in 2014 al mee in de publiteitskaravaan van de Tour, dus waren we in feite al aan het uitvoeren. Met name in de eerste drie maanden van 2014 waren we bezig met het ontwikkelen van alle plannen. In 2013 gingen we met vier mensen van start, begin 2014 waren dat er vijftien. We hadden qua taken drie hoofddeelgebieden benoemd: Marketing en Hospitality; Techniek, Veiligheid en Mobiliteit; en het Activatieprogramma. Bij Techniek, Veiligheid en Mobiliteit heb je het onder andere over de beweging die op gang komt door bezoekers en bewoners in de openbare ruimte. Die kennis en ervaring was binnen de gemeente aanwezig, bijvoorbeeld door eerdere inspanningen voor Koningsdag en de Giro. Wat het activatieprogramma betreft kwamen de mensen in het projectteam eveneens vanuit de gemeente. Voor de conceptontwikkeling op het gebied van marketing is in eerste instantie met een citymarketeer gewerkt. Voor de uitvoeringsfase (vanaf 2015) is een zzp-er aangetrokken. Ook voor de online marketing werd een zzp-er betrokken. We hadden via een barterdeal een HR-team van Randstad tot onze beschikking. Dat werd ingebracht als sponsoring. Randstad was verantwoordelijk voor de wervingscampagne voor onze Tourmakers (vrijwilligers). Andere functies in het MT die vanuit de gemeente werden ingevuld waren onder meer die van corporate communicatie en mediabeleid, de projectsecretaris en het management van externe relaties.”

Met 70% sportdeelname ligt het percentage sportende inwoners van Utrecht hoger dan het landelijk gemiddelde.

Side events

“De harde kern van de Tourstart werd als evenement opgerekt naar vijf dagen, gevuld met allerlei side events. Het hele activatieprogramma rondom de Tour in onze stad bestreek 100 dagen. Vanaf 26 maart telden we af met allerlei activiteiten.” Daarvoor werd een enorme hoeveelheid ideeën en activiteiten vanuit de stad gegenereerd. Hoe zorg je ervoor dat dat allemaal gestroomlijnd wordt? “Je kunt natuurlijk heel veel dingen doen rondom zo’n Tourstart” antwoordt Martijn. “Je kunt een logische relatie leggen met thema’s als gezondheid of duurzaamheid, waar de stad veel mee bezig is. Wij hebben ervoor gekozen het af te bakenen tot vier thema’s: Economie – goed voor de stad, de ondernemers- , Sport, Cultuur – beide om het evenement tot een feest te maken- en Kennis – vooral symposia en congressen, gevoed vanuit de Universiteit en Hogeschool-. We hebben ook de bewuste keuze gemaakt om niet zelf te gaan organiseren. Alleen het scholenprogramma werd vanuit de stad geïnitieerd. Bijvoorbeeld voor de culturele sector hebben we een uitvraag gedaan. De beste voorstellen werden gehonoreerd met een bijdrage. Daaruit kwamen heel diverse, creatieve side events voort. Tussen de events werden bovendien onderlinge verbindingen gelegd. Zoals La Bataille, een unieke spinningmarathon in De Domkerk, op live uitvoering van orgelwerken. Bij elk van de vier benoemde thema’s was een coördinator vanuit de sector zelf betrokken.”

De provincie Utrecht is volgens de Europese Commissie voor de tweede keer op rij de meest competitieve regio van Europa.

Inspiratiesessie

“Bij de uiteindelijke uitvoering is een enorm aantal mensen betrokken. Zo was er het kernteam zelf, met 15 tot 20 mensen, nog eens 30 stagiairs, plus een tiental zzp-ers. En er waren 1.500 vrijwilligers op de been die samen meer dan 4.000 diensten draaiden. Die laatsten waren de Tourmakers waarvoor Randstad de werving en selectie heeft gedaan. Die procedure ging in oktober 2014 van start. Daarna was het vooral een kwestie van veel communiceren en informeren. We hadden een nieuwsbrief en een facebook community voor de Tourmakers. Verder hebben we alle vrijwilligers een training ‘omgaan met afwijkend gedrag’ en gastvrijheid aangeboden. In juni hadden we een inspiratiesessie voor alle vrijwilligers georganiseerd in het Spoorwegmuseum. Daar gaf de burgemeester een laatste powerspeech, er was een dj, lekker eten, ze kregen er kledingpakketten uitgereikt en konden ’s avonds nog in het museum rondkijken.”

Dagelijks fietsen er in Utrecht 90.000 mensen van en naar het centrum.

Uitdagingen

Een groots evenement, in het hart van de stad, in de openbare ruimte, rekening houden met honderdduizenden bezoekers, tegelijkertijd ook met de bewoners en niet te vergeten de wielrenners. Uitdagingen genoeg, en het lijkt wat dat betreft allemaal geslaagd. Maar wat heeft de organisatie nu als grootste uitdagingen ervaren? “Een grote uitdaging is natuurlijk dat de deadline zo hard is, alles moet gewoon klaar zijn voor het grote moment” antwoordt Martijn. “Daarnaast de hoeveelheid betrokken partijen. Er waren zo’n 100 tot 120 partijen intensief betrokken bij de organisatie. Die hebben allemaal verschillende, vaak ook tegenstrijdige belangen. Niet dat ik er voor terugschrok, maar om dat te managen was wel de grootste uitdaging. Uiteindelijk is er eigenlijk niets tegengevallen. Wel zijn enkele verwachtingen overtroffen. Zoals het bezoekaantal, dat we geraamd hadden op 500.000 tot 800.000. Uiteindelijk werden het er bijna een miljoen. Natuurlijk zat het weer mee, dat heb je nu eenmaal niet in de hand. Wat de beleving van bezoekers betreft hadden we de lat hoog gelegd. De reacties van bezoekers, renners en de politiek waren echter boven verwachting.”

43% van alle ritten korter dan 7,5 km in Utrecht is op de fiets.

Tips voor een volgende Tourstart

Limburg wil een etappe van de Tour de France tijdens een van de komende jaren binnen halen. Heeft Martijn nog tips voor de organisatie? “Begin vooral op tijd”, adviseert Martijn. “Denk aan de voorkant na over wat je wilt bereiken. Maak een plan en bedenk wie je daarvoor nodig hebt. Baken af waar nodig. Het liefst wil je alles bij zo’n evenement betrekken, maar het wordt sterker door keuzes te maken.”

Facts & Figures Tourstart 2015 Utrecht

  • 1.500 Tourmakers
  • 150 initiatieven activatieprogramma
  • 2.400 journalisten
  • 190 landen waar de Tourstart werd uitgezonden
  • 960.000 bezoekers, waarvan:
  • 15.000 op donderdag
  • 120.000 op vrijdag
  • 500.000 op zaterdag
  • 325.000 op zondag