Onze ‘core’ zit hem in het organiseren van goede schaatswedstrijden

De KNSB organiseerde in februari de ISU WK Afstanden in Heerenveen, in een niet-olympisch jaar dé wedstrijd voor de topschaatsers per afstand. Dat brengt naar vermoeden de nodige -ook- organisatorische uitdagingen met zich mee. De uitdaging voor de KNSB was nog groter doordat dit het vierde topevenement in Thialf in een tijdsbestek van acht weken was. Tim Smit, senior event manager bij de KNSB licht toe wat de organisatie van zo’n evenement met zich meebrengt. “De basis van de succesvolle organisatie rust op een goede planning en voorbereiding, waar mensen vervolgens met plezier en vertrouwen aan werken.”

Werken in de sport moet gelijk staan aan het streven naar verbetering

Tim Smit startte zijn carrière in de sport zo’n tien jaar geleden bij de Koninklijke Nederlandsche Roeibond, waar hij zich in het kader van zijn studie voor het eerst bezighield met de Nationale Sportweek. Niet veel later stond ook zijn scriptie voor NOC*NSF in het teken van de Nationale Sportweek. De promotiecampagne daarvoor vormde de start van zijn ‘echte’ loopbaan, eveneens bij NOC*NSF. Na drie en een half jaar maakte hij de overstap naar de Koninklijke Nederlandsche Schaatsenrijders Bond (KNSB) waar hij als senior event manager verantwoordelijk is voor de belangrijkste nationale en internationale schaatswedstrijden die in Nederland worden georganiseerd. Een duidelijke voorliefde voor de sport, zo lijkt het. “Van kleins af aan sta ik al wekelijks op de tennisbaan, maar ik ben fan van vele sporten, zowel passief als actief”, licht Tim toe. “Maar daarmee ben ik niet per se gebonden aan werken in de sport. Het gaat me erom dat ik mijn passie en talent kan gebruiken. Het is een kunst om organisatiebelangen en -doelstellingen niet uit het oog te verliezen en om door goed samen te werken stappen te kunnen maken. Sporters streven altijd naar het optimaliseren van hun prestaties en bij werken in de sport is dat volgens mij niet anders. Ik houd van veranderingen, ze prikkelen je creativiteit. Zolang ik voldoende uitdaging heb, het mogelijk is te blijven veranderen, ik mezelf kan ontwikkelen en mijn passie kan gebruiken, zit ik op de goede plek.”

Facts & figures

De organisatie van een ISU WK Afstanden zal daar zonder twijfel aan bijdragen, voldoende elementen voor uitdaging en passie. Maar wat brengt het verder? Tim somt een aantal facts en figures moeiteloos op: “Dit jaar kwamen er ongeveer 26 duizend bezoekers op het evenement af. Er deden zo’n 250 sporters mee aan zeven onderdelen per sekse. Er waren 27 nationaliteiten en honderd personen begeleiding. Om dat allemaal in goede banen te leiden zetten 220 vrijwilligers zich in. Vanuit de KNSB waren verschillende disciplines van het Bondsbureau betrokken: een mix van KNSB medewerkers en ingehuurde krachten. Het kernteam bestond uit vijftien mensen. De aandacht van de pers was groter dan verwacht. We ontvingen negentig man schrijvende en fotograferende pers, waarbij ook zeventig buitenlandse. Verder waren er honderd mensen van de televisie, onder wie de NOS, de Duitse, Noorse, Poolse, Japanse en Finse TV. Dit was dan ook het grootste schaatstoernooi na de Olympische Spelen. En in geld uitgedrukt: over de vorige editie in 2012 is de economische impact (WESP) geraamd op 2,5 miljoen euro. Daar zit ongeveer voor een miljoen aan bezoekersbestedingen bij, en een half miljoen voor overnachtingen in Friesland, een mooi resultaat. We zijn benieuwd naar de resultaten van deze editie.”

Extra lading door afscheid huidige Thialf

Als organisator bedenk en plan je een evenement, en je hebt er natuurlijk je verwachtingen bij. Zijn die achteraf bezien ook uitgekomen? “We hebben een goede wedstrijd georganiseerd”, antwoordt Tim. “Schoonheidsfoutjes heb je altijd, maar die raakten de wedstrijd niet en je hebt ze uiteindelijk nodig om beter te worden. Het symbolische afscheid van Thialf was gedenkwaardig en gaf het evenement een extra lading. Qua bezoek viel het op sommige dagen wel tegen, met verschillende redenen. Drie dagen ervoor hebben we een extra ISU World Cup gehad en we hebben nog geen invloed op de dagprogrammering, die wordt bepaald door de ISU. Als je bedenkt dat we in negen dagen zes evenementendagen hebben gehad is het nog helemaal niet zo gek. Maar daar zijn onze cijfers nog niet mee geholpen.”

Beproefd draaiboek

Het ISU WK afstanden duurt vier dagen, maar de organisatie neemt vast beduidend meer tijd in beslag. “Dat klopt”, bevestigt Tim, “het begint in feite al als je de internationale kalender krijgt, twee jaar van tevoren. Een jaar van tevoren start de feitelijke organisatie. Uniek is hierbij dat dit grote toernooi niet ons enige topevenement is in de winter. Het is één van de vijf à zes grote wedstrijden die we in Thialf jaarlijks organiseren. De wedstrijdorganisatie is gelukkig al heel wat gewend en werkt met een beproefd draaiboek. Ondanks al die ervaring blijft het een uitdaging. Dit jaar draaiden we in een tijdsbestek van acht weken vier grote evenementen in Thialf. Het begon met de ISU World Cup in december, daarna volgden het KPN NK Allround, een ISU World Cup Sprint en tot slot de ISU WK afstanden half februari. Nadien is er nog een periode van een paar weken waarin de afbouw, evaluatie en financiële afhandeling plaatsvinden. Maar we werken natuurlijk ook al aan het volgende seizoen. Thialf is begonnen aan haar verbouwing en de KNSB maakt als organisatie een transitie door. Onderdeel daarvan is dat we de evenementen- en wedstrijdorganisatie rondom de toptoernooien graag anders in willen richten.”

Thialf gevoel

Een hele organisatie dus, en bovendien met veel (commerciële) betrokkenen. Hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers en vrijwilligers betrokken blijven voor, tijdens en na het evenement en hetzelfde doel nastreven? “We hebben daarvoor binnen het kernteam een kleiner team van vijf mensen die bijna wekelijks bijeenkomen en ervoor zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan. Zij nemen de rest van het kernteam daarin mee en creëren draagvlak. Dat gaat onder andere over de hotels, het transport, de beveiliging, de wedstrijden, hospitality en ook de vrijwilligers. Ieder lid van het kernteam is verantwoordelijk voor een deel van de werving en selectie, maar met hetzelfde achterliggende doel dat we door goed samen te werken tot de beste prestaties komen. De vrijwilligers maken deel uit van een vaste pool mensen. Ze zijn erg nauw betrokken, hebben ‘Thialf gevoel’. Dat is vaak van ouders op kinderen overgedragen.”

Podium bieden

De werving en selectie vormt dan ook niet de grootste uitdaging binnen de organisatie van de schaatswedstrijden, dat is het zorgen voor continuïteit op de tribunes. “Die zouden bij een WK op alle dagen gevuld moeten zijn”, aldus Tim. “Niet primair vanwege de inkomsten, maar om het feit dat de ‘artiesten’ –dat zijn de schaatsers in feite- een zo groot mogelijk podium verdienen op het moment dat zij voor goud gaan.”

Juiste mensen op de juiste plek

De sleutel tot succes?: “Divers, maar zorg ervoor dat je de juiste mensen op de juiste plek hebt zitten. Op een plek waar ze met plezier zitten, waar ze hun talent en kwaliteiten goed weten in te zetten. Als werkgever moet je daar de ruimte en het vertrouwen voor geven.”