Streven naar verbetering in organisatie en jezelf

Evenals veel organisaties in en buiten de sport streeft ook Rotterdam Sportsupport naar medewerkers die duurzaam inzetbaar zijn. Fitte, vitale en betrokken werknemers die zichzelf en de organisatie willen blijven verbeteren. Sanne Scholten is adviseur Strategie en Beleid bij Rotterdam Sportsupport en vertelt over haar visie op duurzame inzetbaarheid. “We doen best veel, maar er valt ook nog genoeg te verbeteren.”

Een beetje een buitenstaander

Sanne is sinds 4,5 jaar werkzaam in de sport, en voelt zich naar eigen zeggen ‘nog steeds een beetje een buitenstaander’. Niet eens zo vreemd tussen alle sporters, want ze studeerde Kunstbeleid en –Management aan de Universiteit Utrecht en haalde later een Master Arbeids- en Organisatiepsychologie aan de Open Universiteit. “Na mijn studie ging ik werken bij adviesbureau BMC”, vertelt Sanne. “De beginperiode werkte ik vooral in de cultuursector, maar langzamerhand ging ik breder in het sociale domein werken. De invoering van de Wmo in een aantal gemeenten bijvoorbeeld. Ook kwamen diverse sportklussen voor gemeenten langs.”

Met al die fanatieke sporters!

Sport is in het leven van Sanne lang niet altijd een vanzelfsprekendheid geweest, waar dat voor veel andere werkenden in de sport wel het geval is. “Ik behoor tot de groep die sport wel leuk vindt en ook wel weet dat ze het eigenlijk meer zou moeten doen, maar die zoveel dingen leuk en belangrijk vindt dat sport vaak niet bovenaan staat. Ik ben soms voorzichtig om dat te zeggen binnen de sport, met al die fanatieke sporters! Aan de andere kant helpt het me ook: ik kan me goed verplaatsen in mensen voor wie sporten minder vanzelfsprekend is en kan ook goed door alle gewoontes en tradities van de sport heen kijken. Ik heb jarenlang getennist, ben nog Flakkees Jeugd Tenniskampioen in mijn leeftijdscategorie geweest. Daarnaast heb ik fases waarin ik hardloop of naar de sportschool ga. In mijn studententijd ben ik heel actief geweest bij studentenzeilvereniging U.S. Histos, maar daarin heeft het bestuurs- en organisatiewerk en de feestkant altijd de overhand gehad, al houd ik erg van zeilen. Op het moment maak ik kennis met een nieuwe sport, want mijn oudste zoontje is net begonnen met beeball bij de Domstad Dodgers”.

Verbinding met andere sectoren

Sanne is nu adviseur Strategie en Beleid bij Rotterdam Sportsupport. Eigenlijk enigszins toevallig: “Toen ik weg wilde bij BMC, om me langer aan één plek te kunnen binden, kwam er toevallig een baan bij Rotterdam Sportsupport voorbij. Die leek me op het lijf geschreven, want Sportsupport was juist op zoek naar iemand die de verbinding met andere sectoren kon maken. Het bleek een geweldige match: mijn kennis van gemeenten en van andere sectoren, gekoppeld aan de ondernemingszin van Rotterdam Sportsupport.
Ik heb bij Rotterdam Sportsupport al van alles gedaan: het Sportplusprogramma vormgeven en de eerste jaren aansturen was daarvan een heel belangrijke. Maar ook het vormgeven en mede-implementeren van onze nieuwe, gebiedsgerichte, organisatie was een mooie klus. En natuurlijk het vormgeven en implementeren van het personeelsbeleid. Elke keer is er wel weer iets nieuws te doen bij Rotterdam Sportsupport, niet in de laatste plaats omdat ik altijd over kansen zie en veel ideeën heb voor vernieuwing heb.”

Duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is een soort containerbegrip. Wat wordt er onder verstaan bij Rotterdam Sportsupport? “In ons personeelsbeleid hebben wij gezegd dat we medewerkers willen die gezond zijn en zich betrokken voelen bij hun werk en de organisatie”, licht Sanne toe. “Dat ze over de kwaliteiten beschikken die nodig zijn voor hun werk en dat ze op basis van (zelf)reflectie steeds streven naar verbeteringen in de organisatie en van zichzelf. Dat is voor mij wel de kern van duurzame inzetbaarheid, denk ik. Sommige mensen zijn hier uit zichzelf mee bezig, anderen moet je een beetje stimuleren. Het is je eigen verantwoordelijkheid. Het is soms spannend om uit te komen voor je ambitie: je stelt je dan kwetsbaar op. Ik bespreek met Gert-Jan, onze directeur, wat mijn volgende stap is en dat die niet binnen Rotterdam Sportsupport ligt. Hij vindt het ook vanzelfsprekend dat je komt om weer te gaan. Maar dat is niet voor iedereen zo. Leidinggevenden hebben dan ook een belangrijke rol in het stimuleren van medewerkers om te onderzoeken wat ze willen, waar ze echt goed in zijn, wat ze nodig hebben om te kunnen presteren en zich te kunnen ontwikkelen. Dat gaat dus niet alleen over carrière maken: het gaat ook over je lekker voelen in je werk en daardoor waarde leveren voor je organisatie. Ik denk dat het onderwerp ontwikkeling (de term duurzame inzetbaarheid gebruiken wij nooit) al heel lang speelt, maar dat we de laatste jaren grote slagen hebben gemaakt in het concretiseren en in de praktijk brengen. Daarvoor was het teveel afhankelijk van een leidinggevende die er al dan niet op stuurde of een medewerker die er zelf om vroeg. Nu is het georganiseerder.”

Instrumenten

Rotterdam Sportsupport zet allerlei middelen in om duurzame inzetbaarheid te stimuleren. “De basis is onze jaarlijkse HR-cyclus” aldus Sanne. “We starten het jaar met een planningsgesprek. Daarin wordt besproken wat voor resultaten iemand dat jaar te behalen heeft, maar ook welke kwaliteiten verwacht worden. Die kwaliteiten hebben we beschreven in profielen. We bespreken dat elk jaar, omdat we een vrij flexibele organisatie zijn: mensen veranderen vaak geheel of gedeeltelijk van rol. Ook staan we dan stil bij iemands ontwikkeling. Al deze onderwerpen komen bij het functioneringsgesprek halverwege het jaar en in het beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar weer terug. Bij het functioneringsgesprek vragen we mensen om met twee collega’s of externen een feedbackgesprek te voeren: dat geeft weer nieuwe inzichten in kwaliteiten en ontwikkelthema’s.
We vragen alle medewerkers om een Persoonlijke Ontwikkelplan te maken en hebben een format beschikbaar dat mensen helpt om daarover na te denken. Ook leidinggevenden investeren daarin. Sinds dit werken we met een scholings- en ontwikkelplan waarin we wat gestructureerder werken aan de ontwikkeling van de mensen op bepaalde thema’s. Een van de zaken die we nu oppakken is intervisie voor een aantal groepen medewerkers. Dat gaat binnenkort starten.
Als mensen in dienst komen, krijgen ze een Birkmanrapportage. Dat is een soort assessment, die ingaat op kwaliteiten en behoeften. Het is een instrument waar mensen zelf mee aan de slag kunnen, maar dat we ook inzetten voor teamsessies, of voor het werken aan de relatie tussen twee collega’s die niet soepel loopt. Binnen onze organisatie zijn twee Birkmanconsultants actief, waaronder ikzelf. Daardoor kunnen mensen altijd een gesprek aangaan, of kan een teamsessie worden ingepland.
Kortom: we doen best veel, maar er valt ook nog genoeg te verbeteren.”

Wat we vandaag moeten en wat er morgen zou kunnen

Het belang van duurzaam inzetbare medewerkers lijkt evident. Waar is het belang voor Rotterdam Sportsupport vooral in gelegen? Sanne: “De productiviteit en het innoverend vermogen zijn naar mijn mening sterk verbonden met de mate waarin medewerkers bezig zijn en blijven met ontwikkeling. Dat hebben we als Sportsupport echt nodig. De kracht van Sportsupport is er onder andere in gelegen dat we nooit alleen maar bezig zijn met wat we vandaag moeten, maar vooral ook met wat er morgen zou kunnen. Door steeds een stap verder te denken, blijf je een relevante partij en een aanjager van verandering. Daar moeten je mensen in mee kunnen en willen nemen. Voor werknemers is het tegelijkertijd belangrijk dat ze op hun plek zitten en een goede balans hebben in energiebronnen en stressoren. In het beste geval ben je dan bevlogen op je werk, dat is natuurlijk geweldig. Stel je voor dat je je vrije tijd nodig hebt om je energie te krijgen en dat je werk je alleen maar energie kost: dat is natuurlijk niet goed.”

Tips

Andere organisaties in de sport die met duurzame inzetbaarheid aan de slag willen gaan kunnen leren van de ervaringen van Rotterdam Sportsupport. Sanne: “Ik werk nu al lang in Rotterdam, dus mijn eerste reactie is: ga er gewoon mee aan de slag! Daarbij moet je het natuurlijk samen met je leidinggevenden doen, want die hebben een belangrijke rol. Maar je kunt beweging ook van onderop een zetje geven: door mensen te stimuleren een POP te maken bijvoorbeeld, ga je vanzelf vragen bij de leidinggevende krijgen. Op dit moment zien we nog wel wat verschillen in de manier waarop leidinggevenden ermee omgaan. Daar gaan we ook aan werken, door vaker uit te wisselen met leidinggevenden onderling over hoe we met dingen omgaan en zo nodig ze ook te trainen op dit vlak. Een klein verbeterpunt vind ik het functiehuis zoals die binnen de cao sport geldt. Die is vrijwel volledig op sportbonden ingericht. Wij hebben daar voor ons eigen functiehuis nauwelijks iets aan. Het zou goed zijn om daar breder naar te kijken. Daarbij is voor mij dan wel een aandachtspunt hoe we ervoor zorgen dat mensen ook vanuit de inhoud zich kunnen ontwikkelen in zo’n functiehuis. De nadruk ligt nu wel erg op hiërarchie, dat wringt soms met de werkelijkheid van een platte organisatie.”

Brede blik

“Het is fantastisch dat mensen zo bewust voor de sportsector kiezen”, besluit Sanne, “maar ik vind het ook een last: er zijn zoveel mensen die hun opleiding in de sport hebben gedaan, die niets anders willen, altijd in de sport hebben gewerkt. Het is toch ook een beperkt deel van de wereld: een brede blik is echt belangrijk. En zonder blik van buiten vernieuw je ook minder snel. Ik hoop dat de sport die vernieuwing wel voor elkaar krijgt. Er is nu een momentum om aansluiting te vinden met andere sectoren: daar hebben we alle vernieuwings- en overtuigingskracht voor nodig!”