Maandag 20 oktober 2014

Sturen op resultaat bij Het Nieuwe Werken

Janneke Busser is sinds 2009 werkzaam bij de KNSB. Tijdens een afstudeeropdracht hield ze zich al bezig met veranderingen die in de organisatie speelden. Later wist ze zich als HR beleidsmedewerker sterk betrokken bij de veranderingen die een verhuizing en Het Nieuwe Werken met zich meebrengen. “Een pittige klus, maar ook een mooi proces waar ik veel van heb geleerd”, aldus Janneke.

Change management

Janneke startte haar carrière bij de Koninklijke Nederlandsche Schaatsenrijders Bond (KNSB) in 2009. Ze was toen haar studie bedrijfskunde met de specialisatie change management aan het afronden en zocht een afstudeerplek. Die zoektocht werd enerzijds gestuurd door haar eigen interesse in sport, onder andere als professioneel wielrenster. En met een man die marathonschaatser was, werd de KNSB website al regelmatig bezocht. “Afstuderen bij de KNSB leek me mooi vanwege de organisatieveranderingen die er toen plaatsvonden”, aldus Janneke. “Ik startte bij de KNSB met afstuderen en trad daarnaast in dienst als HR medewerker voor een dag per week. Het was een drukke periode: afstuderen, een parttime baan en daarnaast was ik nog professioneel wielrenster.”

Nieuwe functie

Na het afstuderen werd de rol van Janneke binnen de KNSB wat anders. Er werd een nieuwe functie in het leven geroepen: HR beleidsmedewerker. Janneke: “Het doel ervan was om verder te professionaliseren. Ik begon in die functie met het updaten van functieprofielen, met een competentiewoordenboek, het arbeidsvoorwaardenbeleid en de cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Er deden zich steeds wisselende projecten voor, bijvoorbeeld door veranderende regelgeving. Dat bracht ook steeds meer uren voor mij met zich mee, inmiddels werk ik 28 uur per week.”

Grote klus

Twee jaar geleden verhuisde het kantoor van de KNSB van Amersfoort naar Utrecht. Dat was voor Janneke een eerste grote klus. Ze coördineerde de verhuizing waarbij ze continu laveerde tussen de architect, de stuurgroep vanuit de KNSB en het bouwteam. “We verhuisden toen naar Utrecht, naast de ijsbaan. Het kantoor moest opnieuw worden ingericht. Dat gebeurde in samenspraak met collega’s en bureau Bogaarts, allemaal afgestemd op de overgang naar Het Nieuwe Werken (HNW). Het bracht allerlei, vaak ook hele praktische, vragen met zich mee: hoeveel kasten hebben we nodig, wanneer komt de verhuiswagen? Het was een pittige klus, maar ook een mooi proces waar ik veel van heb geleerd. Gelukkig word je daarbij begeleid door een architect met veel ervaring. Met HNW ga je echt op een andere manier werken, dus je kunt niet uitgaan van hoe je tot dan toe hebt gewerkt. Het oude pand was dat betreft echt ouderwets: een lange gang met allemaal kamertjes links en rechts, en geen kantine waardoor collega’s elkaar soms nauwelijks zagen.”

"Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager." (Dik Bijl - Het Nieuwe Werken 2007).

Geen dag hetzelfde

De KNSB telt ongeveer 50 fte. Er zijn uiteraard meer dan 50 mensen in dienst. Er zijn veel verschillende - en specifieke functies. “Maar”, zegt Janneke, “het is wel zo dat de KNSB een vrij platte organisatie is met weinig doorgroeimogelijkheden. Daarom is het belangrijk dat er binnen een functie steeds nieuwe uitdagingen zijn en je je op andere vlakken kunt blijven ontwikkelen. De KNSB staat erg open voor ontwikkelingen. Er is ook veel afwisseling waardoor geen dag hetzelfde is. HNW past daarbij. Het biedt flexibiliteit in werktijden, je kunt als je wilt voor de files uitrijden. Zo wordt werk ook beter te combineren met je privéleven, familie en sport. Ik geloof dat het voor iedereen beter is; het vraagt wel meer verantwoordelijkheid van mensen.”

Voor- en nadelen van Het Nieuwe Werken

Bij de KNSB is goed nagedacht over de overgang naar HNW. Inmiddels kan ook uit ervaring worden gesproken en zijn er wel wat voors en tegens op een rijtje te zetten.

Belangrijke voordelen van HNW zijn:

  • je bepaalt je eigen werktijden, dat geeft flexibiliteit;
  • je kunt je werktijden om de files heen plannen, vooral met een locatie in Utrecht is dat fijn;
  • je kunt thuis in alle rust werken, je wordt niet gestoord;
  • door huidige technieken ben je toch goed bereikbaar. Zo heeft de KNSB Microsoft Lync op elke laptop geïnstalleerd; een communicatieplatform voor bedrijven;
  • door een open kantoorinrichting werken afdelingen door elkaar heen. Er zijn geen muurtjes meer, hetgeen samenwerking stimuleert.

Echte nadelen heeft de KNSB nog niet ervaren, maar er zijn wel wat aandachtspunten:

  • als organisatie moet je sturen op resultaat in plaats van aanwezigheid;
  • een fysiek minimum op kantoor is wel belangrijk, evenals een standaard dag (per afdeling) om op kantoor aanwezig te zijn;
  • er bestaat een gevaar dat je elkaar enigszins uit het oog verliest. Normaal gesproken merken collega’s het snel als iemand niet lekker in zijn vel zit. Nu kan het voorkomen dat signalen minder snel worden opgepikt en mensen zich gaan afzonderen;
  • binnen de KNSB zijn er veel hardwerkende mensen die eerder teveel dan te weinig werk op zich nemen. Bij HNW is daar soms minder zicht op, dus het is belangrijk om grenzen te bewaken. Leidinggevenden sturen daar wel op en stimuleren mensen ook om overwerk te compenseren;
  • mensen zijn graag op kantoor, waardoor we nu met het nieuwe seizoen voor de deur wel vaker merken dat de standaard werkplekken sneller bezet zijn. Dit is wel belangrijk om in de gaten te houden, want een medewerker die naar kantoor komt willen we uiteraard wel een goede werkplek aan kunnen bieden.


Tips

Voor wie ook wil gaan werken volgens de principes van HNW heeft Janneke nog wel wat tips:

  • een fysiek minimum aanhouden op kantoor is belangrijk;
  • als leidinggevende zul je moeten sturen op resultaat in plaats van aanwezigheid;
  • denk aan de 3 V’s: vertrouwen, vrijheid (wanneer en hoe je werkt) en verantwoordelijkheid;
  • zorg ervoor dat mensen aansluiting houden met elkaar als team. Dat kan al door regelmatig te vragen hoe het met iemand gaat;
  • de principes van HNW zijn niet voor alle functies toepasbaar. Zo zal het voor receptiemedewerkers nu eenmaal vaker gewenst zijn dat ze op kantoor aanwezig zijn;
  • voorzie mensen van goede laptops waarop ze op elke locatie kunnen inloggen op netwerk en/of internet. Ook een tool zoals Microsoft Lync is raadzaam om met elkaar in contact te blijven. Overigens stelt de KNSB geen eisen aan een thuiswerkplek. Er wordt wel advies gegeven, maar in faciliteiten wordt niet voorzien.

Er uit springen

Evenals veel andere organisaties krijgt de KNSB doorgaans veel reacties op vacatures. Voor mensen die een carrière in de sport nastreven is het daarom belangrijk om op te vallen, er uit te springen. Janneke: "Een goed opleiding blijft natuurlijk van belang. Daarnaast letten wij ook op nevenactiviteiten die mensen in de sport hebben gedaan. Dat geeft toch de indruk dat iemand de sector beter kent. Ook is het van belang om ontwikkelingen goed te volgen zodat je er over kunt meepraten en je scherper bent op kansen en uitdagingen. Denk bijvoorbeeld maar aan de veranderingen binnen de bonden: de traditionele bond bestaat steeds minder. Maar ook de omgeving van sport verandert. Zo stellen sponsors zich tegenwoordig anders, veeleisender op. En door sociale media is alles veel transparanter. Natuurlijk kies je als sollicitant nog altijd eerst voor de organisatie en de functie, dus geef duidelijk aan waarom je geïnteresseerd bent en welke kwaliteiten je meebrengt.”

Waar staat KNSB over tien jaar?

Hoe ziet de sportsector in het algemeen en KNSB in het bijzonder er over 10 jaar uit? Heb je dan nog dezelfde mensen nodig als nu? Een blik in de toekomst is nog niet zo eenvoudig, zo geeft ook Janneke aan. “Tien jaar is best een lange tijd. Wie had tien jaar geleden voorzien waar we nu staan? De ontwikkelingen gaan ook steeds sneller. Op technologisch vlak zal er vast weer heel veel meer mogelijk zijn. Ik denk dat je nog veel sneller moet kunnen schakelen. Informatie snel met elkaar delen, die informatie verwerken, analyseren en vervolgens je kansen benutten. Er zullen ook nieuwe functies uit voortkomen. Zo was er tien jaar geleden nog geen adviseur nieuwe media. Binnen de sport zie ik tevens veel ontwikkelingen op het vlak van sponsoring. Sponsors vragen meer van je en willen ook meer dan voorheen dat sponsoring aansluit bij hun visie. Kortom, de sportsector zal de komende tien jaar genoeg uitdagingen hebben.”