Maandag 08 september 2014

Terugblik op het WK Hockey

Een kleine drie maanden geleden stond Den Haag volledig in het teken van ‘het beste toernooi in de historie van de FIH’ – een compliment dat voorzitter Leandro Negre van de internationale hockeybond (FIH) waarschijnlijk niet snel zal herhalen. De locatie, de sfeer, de vrijwilligers, de organisatie, … alle ingrediënten voor een memorabel toernooi waren zorgvuldig bereid en samengekneed tot in perfectie. Redenen genoeg om eens terug te blikken op de uiterst succesvol verlopen kampioenschappen in de residentie. We spraken met twee personen binnen de organisatie, Arnout Verduin (KNHB) en Monica van Zeijl (Randstad), over hun ervaringen tijdens het WK Hockey.

'Geprobeerd om er een feestje van te maken'

“Ik was verantwoordelijk voor de accreditaties tijdens het toernooi en was ter ondersteuning van het kernteam aanwezig”, vertelt Arnout Verduin, medewerker evenementen bij de hockeybond, over zijn eigen rol binnen de toernooiorganisatie. Voor het kernteam – onder meer bestaande uit Johan Wakkie (directeur KNHB) en Heleen Welschen (voorzitter van het toernooi) – was Arnout betrokken bij verschillende activiteiten en was hij samen met zijn collega's verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van het toernooi.

“We hebben geprobeerd er een feestje van te maken. Dat was een beetje het gevoel dat bij iedereen leefde en hetgeen we binnen de organisatie ook vaak tegen elkaar hebben gezegd. Ik denk dat het ook ontzettend van toepassing is geweest tijdens het toernooi, want de sfeer was vanaf het begin al top. Dat begon al vanaf het moment dat het toernooi bijna uitverkocht was, maar is eigenlijk tot aan het einde zo gebleven. Ik denk dat we daar als organisatie best wel trots op kunnen en mogen zijn.”

Toch was niet alleen de organisatie debet aan de positieve vibe die rond het Kyocera Stadion hing. Arnout knikt instemmend toe: “Natuurlijk zijn we tijdens het toernooi ook ontzettend afhankelijk geweest van het succes van beide nationale teams. Die hebben het beide fantastisch gedaan, maar stel dat ze niet goed hadden gepresteerd, dan was het achteraf gezien misschien nooit zo'n groot feest geweest. Dan kun je het nog zo goed organiseren, een zelfde effect zal je niet snel teweeg kunnen brengen.”

'Iedereen had wel wat startproblemen'

Met de aanwezigheid van ruim 260.000 toeschouwers – waarvan zo'n 50.000 zakelijke bezoekers, 17.000 schoolkinderen, iets meer dan 500 journalisten, fotografen en andere media, 432 atleten en 61 officials - had de organisatie een hele kluif om iedereen naar de juiste plekken te leiden. Daar is volgens Verduin niet veel misgegaan: “Vanaf dag één is alles heel goed verlopen. Natuurlijk had iedereen wel wat opstartproblemen, maar dat hebben we vrij snel kunnen oplossen.”

“We hadden dagelijks een meeting met het kernteam en alle coördinatoren. Hier werd de vorige dag besproken en werden alle 'uitdagingen' besproken.” Alle uitdagingen? Arnout glimlacht: “Wij spreken liever van uitdagingen in plaats van problemen. Zodra je het gaat bekijken als problemen, dan kom je in een negatieve spiraal terecht en ben je in feite alleen maar bezig met het opstapelen van problemen. Het was voor ons een uitdaging om elk probleem op te lossen, waardoor we het ook anders hebben verwoord. Tijdens zo'n groot evenement loop je tegen zoveel verschillende uitdagingen aan. Het is dan niet slim om telkens over 'problemen' te spreken. Een goede mindset is sfeerbepalend voor een (groot) toernooi.”

Foto: KNHB

'Vijf scenario's voor resultaten ADO Den Haag'

Aangezien er zoveel uitdagingen zijn... is het dan als organisatie niet mogelijk om je hier van tevoren tegen in te dekken? “Voor een gedeelte wel”, legt Arnout uit. “In de voorbereiding probeer je zoveel mogelijk dingen uit te sluiten, door scenario's te maken. Één van onze grootste uitdagingen was bijvoorbeeld het compleet nieuwe hockeyveld dat in het stadion van ADO Den Haag gelegd moest worden. Er zijn zo'n vijf scenario's gemaakt waarin we afhankelijk konden zijn van de resultaten van ADO Den Haag. De tijdspeling was namelijk nihil, maar kon – mits ADO ver zou komen in de playoffs – zelfs nog kleiner worden. Voor elk resultaat hadden we in feite dus een plan klaar liggen dat we uit zo de kast konden trekken.”

Toch is niet alles uit te sluiten, zo ondervond de organisatie al in de voorbereiding. “In eerste instantie zou er in het Hockey Park een grote wereldbol komen te staan. Door omstandigheden en uitbouw van andere dingen, bleek het uiteindelijk toch geen geschikte en veilige plek te zijn. Toen hebben we op het laatste moment, ik denk zo'n twee weken voor het toernooi, besloten om het te verplaatsen naar de hoofdingang. Het gaat dan niet om 'even een wereldbolletje verplaatsen', maar je moet dan ontzettend veel in het werk stellen om aan die aanpassing te kunnen voldoen en alle betrokken partijen met je mee te krijgen. De operationeel manager (Joost Vettorato, red.) neemt hier dan de leiding in en zoekt naar een oplossing waar alle partijen achter staan.”

Vrijwilligers

Naast de vele bezoekers, journalisten, medewerkers van de hockeybond en leveranciers kan een (eind)toernooi uiteraard niet zonder zijn vrijwilligers. “Tijdens het WK Hockey hebben we zo'n 1.100 vrijwilligers gehad”, legt Arnout Verduin uit. “Dit waren alleen nog de vrijwilligers die actief waren op het terrein zelf en niet op alle side-events die we ernaast hebben georganiseerd.” Om de grote groep vrijwilligers te voorzien van een goed rooster en een goede planning schakelde de organisatie (extra) hulp in van Randstad. Monica van Zeijl, manager events bij Randstad hospitality, was vanuit haar rol bij het WK Hockey betrokken.

“Voor het WK Hockey hebben we de KNHB ontzorgd op het gebied van plannen en roosteren. Dit hield onder meer in dat we alle communicatie over het rooster en roosterwijzingen naar de vrijwilligers hebben verzorgd. Randstad heeft hier een speciaal systeem voor ontwikkeld, I-Plan, wat compleet online geladen is. Alle vrijwilligers kunnen deze app downloaden, waarbij ze bijvoorbeeld een seintje krijgen als er een roosterwijziging is opgetreden. Dit kunnen ze op hun telefoon inzien en daarna moeten ze met de app een akkoord geven dat de dienst gewijzigd is. Vervolgens kunnen wij dan tegen de KNHB zeggen: 'Het rooster is door 98 procent van onze mensen geaccordeerd. Wij sturen nog even aan op die laatste twee procent.' Zo komen we uiteindelijk uit op het honderd procent dichtmaken van het rooster.”

Naast het roosteren en inplannen van de vrijwilligers van KNHB, was Randstad ook verantwoordelijk voor de selectie en roostering van cateringmedewerkers. Voor La Place, een cateraar op het toernooi, was Randstad verantwoordelijk voor het selecteren, plannen en roosteren van 350 cateringmedewerkers, verdeeld over negen verschillende food & beverage outlets.