Dinsdag 27 januari 2015

Tijd voor een goed gesprek belangrijk voor ontwikkeling

Lang niet altijd wordt in de HR-cyclus van organisaties expliciet stilgestaan bij de ontwikkeling van werknemers. Bij Sportcluster Veenendaal is dat duidelijk geen ‘moetje’ en wordt er op verschillende momenten in het jaar ruimte voor vrijgemaakt. Verenigingsadviseur Anne Schulze licht haar ervaringen toe. “Het is belangrijk jezelf regelmatig een spiegel voor te houden.”

Sportcluster

Anne studeerde Communicatiewetenschappen in Utrecht en Amsterdam en studeerde af op het thema organisatieveranderingen. “Tijdens mijn onderzoek naar samenwerkende sportbonden kwam ik in gesprek met Arjan de Vries, directeur van de Nederlandse Onderwatersport Bond”, zo licht Anne haar achtergrond toe. “Hij zocht iemand die wilde pionieren op het gebied van communicatie. Ik kwam daarop in dienst als communicatiemedewerker van de NOB, één van de sportbonden binnen Sportcluster Veenendaal. Later ging ik me steeds meer bezighouden met beleid en verenigingsondersteuning. In november 2013 kreeg ik binnen het sportcluster een nieuwe functie als verenigingsadviseur.”

Waarderingsgesprekken en inspiratiesessies

Bij Sportcluster Veenendaal is in de functionerings- en beoordelingsgesprekken altijd al aandacht besteed aan de persoonlijke ontwikkeling van werknemers. Dat komt nu nog explicieter terug in de waarderingsgesprekken waarmee dit jaar is begonnen. Bureaumanager Riana Wassing licht toe: “In plaats van één functioneringsgesprek aan het eind van het jaar gaan we naar drie à vier waarderingsgesprekken per jaar. Elke medewerker kijkt zorgvuldig naar het jaarplan en schrijft (zo SMART mogelijk) op waaraan hij de komende periode een bijdrage gaat leveren. In overleg wordt dat vastgesteld en bij het volgende gesprek is dit lijstje weer de basis: hoe gaat het met de doelen? Hoe gaat het met jou? Heb je ondersteuning nodig? Heb je extra vaardigheden of kennis nodig om je doelen uit te kunnen voeren? Het idee erachter is dat mensen het beste tot hun recht komen als ze werk doen dat ze past en als ze zelf veel invloed hebben op hoe ze dat kunnen doen. Bovendien staat bij het gesprek niet primair het functioneren centraal, maar het uitspreken van waardering voor wat goed gaat. Dat lijkt misschien wat ‘geitenwollensokkerig’, maar het brengt wel meteen een heel andere sfeer in het gesprek. Naast de waarderingsgesprekken kennen we ook de inspiratiesessies. Die doen we niet met iedereen, simpelweg omdat niet iedereen daar behoefte aan heeft. Zo’n sessie duurt 2 à 3 uur en heeft als doel elkaar te inspireren met nieuw opgedane kennis, goed gelukte experimenten en moeilijke vragen. Deze sessies zijn ook bijzonder waardevol voor de ontwikkeling van beide deelnemers eraan.”

Eerste ervaringen

Anne heeft positieve eerste ervaringen met de wijze waarop ontwikkeling van de werknemers nu op de agenda staat. “Hoewel er voor mij niet heel veel verandert, want er werd altijd al goed stilgestaan bij mijn persoonlijke ontwikkeling. Dat zegt misschien ook iets over hoe het al was ingericht en hoe bewust ik daar zelf mee bezig ben”, lacht Anne. “Ook de inspiratiesessies zijn voor mij niet nieuw. Ik heb er behoefte aan om af en toe de tijd te nemen om stil te staan bij het werk dat ik doe.” Naast Anne houden nu ook enkele andere werknemers zulke sessies met Riana. “Soms zijn ze heel direct werkgerelateerd, andere keren bespreken we bijvoorbeeld een (zakelijk gericht) boek dat we hebben gelezen: hoe bruikbaar is een bepaalde theorie of denkwijze voor onze organisatie? De waarderingsgesprekken vinden vaker plaats dan we gewend waren in de oude situatie. Waar ik eerder op eigen initiatief mijn ontwikkeling ter sprake bracht, heeft het nu een iets officiëler karakter. We proberen te kijken welke rol het jaarplan speelt: hoe kan ik daaraan bijdragen? Het jaarplan wordt zo explicieter met ons als werknemers besproken . Daarbij gaat het niet alleen om resultaat, cijfers en doelstellingen. Er is ook een zachtere kant: zit ik op m’n plek? Doe ik wat ik wil doen, doe ik het goed, welke kansen zie ik voor mezelf en de organisatie? Als je het daar maar één keer per jaar over hebt is dat veel te weinig. Je moet af en toe de waan van de dag doorbreken en bewust de tijd nemen voor een goed gesprek.”

Geen ‘moetje’

Anne vindt het prettig dat er meer gestuurd wordt op het jaarplan en de verantwoordelijkheden die men daarin neemt. “Ik ben benieuwd hoe collega’s die minder gewend zijn te reflecteren op hun rol, taken en ontwikkeling deze verandering ervaren. Ik zie het als een reflectie, niet als een eenzijdige beoordeling. Het gesprek is ook wat losser, er zijn geen ‘zware’ criteria en het gaat niet alleen maar over zaken als uren, salaris, vakantiedagen en dergelijke. Dat maakt het hopelijk prettiger. Ik spreek wel eens mensen die een functioneringsgesprek ervaren als een ‘moetje’, of managers die zo’n gesprek nog steeds moeten inplannen en al drie maanden te laat zijn. Dat vind ik een slechte zaak; je moet van beide kanten het belang van zulke gesprekken inzien.”

Tips

Op de vraag of Anne nog tips heeft voor andere werknemers die zich gaan voorbereiden op een gesprek over hun persoonlijke ontwikkeling benadrukt ze: “Ik denk dat je vooral heel goed moet nadenken over wat je zelf wilt. Vind je het nog wel leuk wat je doet? Zie je ontwikkelkansen voor jezelf of voor de organisatie? Het is een reflectiemoment, dus houd jezelf écht een spiegel voor. Daar moet je de tijd voor nemen en krijgen, los van de dagelijkse gang van zaken.”