Vrijdag 19 december 2014

Univé Gym Gala 2014: veel werving is niet nodig

Dit weekend vindt de 18e editie van het Univé Gym Gala plaats in Almere. In vier shows laten duizenden bezoekers zich onderdompelen in een betoverende belevenis met acts, artiesten, muziek en topsporters uit de hele wereld én van eigen bodem. Maar ook, zelf gymmen, turnen, springen en dansen op het Beweegplein en na de show op jacht naar handtekeningen. De oeh’s en aah’s die bezoekers tijdens de vorige editie lieten horen komen natuurlijk niet vanzelf. Daar gaan heel wat voorbereidingen aan vooraf, zo licht José Holster, medewerkster marketing & communicatie van de KNGU, toe.

Bezoekers geven een 9

Op 20 en 21 december vindt de 18e editie van het Gym Gala plaats met voor de 18e keer Univé als hoofdsponsor. Er zijn acts uit onder andere Japan, Rusland, China en Ethiopië. Maar ook toppers uit eigen land zijn onderdeel van de show. “De show werd vorig jaar door bezoekers beoordeeld met een 9”, vertelt José. “We kunnen hieruit concluderen dat het evenement goed is verlopen. Aandachtspuntjes gaan altijd op de lijst voor het komende jaar. Het is vooral een uitdaging om met de beschikbare financiële middelen elk jaar weer een prachtige show neer te zetten en elk jaar de bezoekers wederom te verrassen.”

Facts & figures

Waar je als bezoeker allemaal niet bij stil staat, is wat er aan organisatie nodig is om zo’n evenement goed weg te zetten. José somt de belangrijkste kengetallen op: “Per show komen er 3.000 bezoekers, in totaal tijdens het weekend zijn dat dus 12.000 bezoekers. Bij het evenement zijn 104 sporters betrokken, 100 vrijwilligers, 2 stagiaires en 15 professionals. Het kernteam bestaat uit 10 personen met diverse verantwoordelijkheden, zoals marketing & communicatie, vervoer, Beweegplein, financiën, catering, beveiliging en VIP-programma. We starten elk jaar in september met de vergaderingen voor het volgende evenement. Vanaf juni is de kaartverkoop al open.”

Alle neuzen in dezelfde richting

Om een goed evenement weg te zetten is het belangrijk dat alle betrokkenen hetzelfde doel nastreven. Hoe zorgt de organisatie daarvoor? José: “We starten de communicatie met een aantal warming-up mailingen. We maken het thema bekend en geven alvast feeling met de acts en sporters die deelnemen. Verder mag elke medewerker familie en/of vrienden uitnodigen voor de try-out voorstelling van het gala. Het geeft een gevoel van trots om mee te werken aan een mooi evenement met internationaal tintje. Op de eerste avond na de show organiseren we ook altijd een welcome party voor alle medewerkers, vrijwilligers en deelnemers. Je leert elkaar op deze manier goed kennen en hebt een gezellige avond met elkaar. Dit stimuleert de sfeer en zorgt ervoor dat we er gezamenlijk een topevenement van maken.”

Trots

“Veel werving is niet nodig”, zegt José. “De sfeer was voorgaande jaren vaak zo goed dat medewerkers zichzelf, al voor dat de werving start, aanmelden. Elk jaar zijn er ook weer wat nieuwe gezichten te vinden in het team. Dit maakt dat elk jaar weer een verfrissend team werkt aan een mooi resultaat. Samen knallen aan een fantastisch evenement en zien dat bezoekers genieten, dat maakt ons trots. Duizenden gymsportfans ontmoeten hun fans en krijgen de kans deze van dichtbij te bekijken en zelfs een handtekening te scoren.”

Legacy

Welke legacy geeft dit evenement de sport mee? José: “Het Univé Gym Gala is vooral een evenement voor de gymsportfans en je creëert meer betrokkenheid voor de sport. Gymsport is vooral breedtesport en hiermee geven we deze gymsportfans de kans om hun held te ontmoeten en te zien wat de gymsport allemaal te bieden heeft en dat in een show.”

Meer weten?