Maandag 07 juli 2014

Wie in een koekjesfabriek werkt, moet weten hoe de koekjes gebakken worden

Theo van Uden is directeur van het Universitair Sport Centrum (USC) in Amsterdam. De sport is niet waar zijn professionele loopbaan van start ging, want Theo heeft politicologie gestudeerd. Een studie die hij volgde aan de Universiteit van Amsterdam, waar hij ook zijn carrière begon en tot zo’n 17 jaar geleden werkzaam was. Toen vroeg het College van Bestuur hem om directeur te worden van het USC. Dat had ook te maken met zijn persoonlijke bezigheden, want Theo was op sportief vlak erg actief en organiseerde wel eens sportevenementen. Voor zijn functie als directeur heeft hij toen een studie Sportmanagement gevolgd, want “wie in een koekjesfabriek werkt, moet wel weten hoe de koekjes gebakken worden”, aldus Theo.

Een flinke club

Het USC Amsterdam is een flinke sportorganisatie. Er staan 120 tot 125 mensen op de loonlijst, die samen zo’n 60 fte vertegenwoordigen. Daarmee is het een van de grootste werkgevers van Nederland op sportgebied. Theo: “Mensen realiseren zich steeds meer dat het USC een grote sportorganisatie is. Toch is het ook weer niet zo bijzonder als je ziet hoe groot het verzorgingsgebied is. De Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam en het Academisch Medisch Centrum vertegenwoordigen een enorme doelgroep van studenten, medewerkers en alumni die allemaal tegen gereduceerd tarief kunnen sporten. Daarnaast maken de inwoners van Amsterdam gebruik van de faciliteiten. In feite zijn we een flink uit de kluiten gewassen sportschool met verschillende eigen en gehuurde accommodaties.”

Het USC heeft een logische relatie met het onderwijs. Er lopen permanent stagiairs rond, voornamelijk van de Hogeschool, maar steeds vaker ook studenten van de universiteit die onderzoekjes doen. Theo: “We willen dan ook meer zijn dan alleen de gymnastiekzaal van de scholen. We willen ook een proeftuin bieden, of een field lab.”

Laat mensen doen waar ze goed in zijn

Naast een grote werkgever wil het USC ook een goede werkgever zijn. “Persoonlijk vat ik dat vooral op als ‘mensen laten doen waar ze goed in zijn’. Op die manier kunnen ze ook het beste uit zichzelf halen”, zo licht Theo toe. “In de sport werkt dat eigenlijk vrij eenvoudig. Ik heb nog nooit tegen iemand hoeven zeggen dat hij beter zijn best moest doen. Mensen in de sport zijn doorgaans erg gemotiveerd. Soms hebben ze wel een zetje nodig, of zie ik dat ze iets kunnen waar ze zich zelf niet bewust van zijn. De rest volgt eigenlijk allemaal vanuit deze filosofie, dan heb ik het over vanzelfsprekende zaken als goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.”

Aanwaaien en blijven plakken

Wat werving en selectie betreft gaat het USC op een vrij bijzondere manier te werk. Theo vertelt: “Doordat we in een studentenomgeving werken, komen veel studenten voor een bijbaan, bijvoorbeeld aan de receptie of bij het verzorgen van groepslessen. Het deel dat het leuk vindt blijft plakken. Zij snappen de organisatie en de sfeer en groeien in een functie. Door die manier van werken vormen we een hecht team. Er is dus geen echt werving- en selectiebeleid, mensen komen als vanzelf aanwaaien. Diegenen die binnen de cultuur passen, kunnen daarbinnen ook groeien. Dat heeft ons geen windeieren gelegd. We moeten ooit ook wel eens buiten de organisatie gaan werven. Dan merk je pas hoe lastig het eigenlijk is om werknemers goed te laten instromen. Dat kunnen we ook, maar het kost wel meer energie. De manier waarop het gaat heeft ook als voordeel dat mensen de organisatie en de structuur ervan beter snappen. We zijn al met een grote groep die verspreid werkt over verschillende locaties en tijden. Sommigen zien elkaar niet of nauwelijks. Als je de organisatie snapt, werkt het beter.”

Wie iets wil, krijgt ruim baan

Mensen stimuleren in hun loopbaan en ontwikkeling is binnen het USC een kwestie van veel communiceren en kijken naar wat mensen kunnen, uitstralen en willen. Iedereen is in beginsel verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling. Iemand die aangeeft iets te willen, krijgt ruim baan om zich in die richting te ontwikkelen. Theo: “Meestal zijn we ze wel een stap voor. We zien iemand en denken ‘die zou dat wel kunnen’. Zo hebben we voor de nieuwe zevende vestiging, het Body & Mind centrum, een van de docenten gevraagd of die dat wil coördineren. Meestal reageert men enthousiast.”

Er is geen doorstroombeleid of specifiek opleidingsplan, maar er wordt per persoon gekeken naar de mogelijkheden. Verder wordt er voor gezorgd dat de vakbekwaamheid van werknemers op orde blijft, door opleidingen en workshops. Daarbij wordt ook veelvuldig gebruik gemaakt van de grote hoeveelheid kennis die in huis is, die maakt dat mensen elkaar onderling kunnen opleiden. Dat lijkt goed uit te pakken, want de bezetting binnen de organisatie is, zeker op staf- en managementniveau, heel stabiel. Aan de balies en bij de groepsactiviteiten en in de beide cafés zijn er meer personele mutaties, maar dat is ook te verwachten doordat er veel studenten werkzaam zijn.

Er is ook geen specifiek beleid of programma voor het binnenshuis houden van talenten. Volgens Theo gebeurt binnen het USC veel zonder dat er een specifiek beleid aan ten grondslag ligt: “Mensen gaan niet weg omdat ze vinden dat ze geen kansen krijgen. Het is vaak zelfs omgekeerd: mensen die er een jaar tussenuit gaan, bijvoorbeeld om ervaring op te doen in het buitenland, keren nadien weer terug en vragen of ze terug mogen komen. Dat zegt iets over met hoeveel plezier mensen er werken.” “Het is niet zo omdat ik er de baas ben, maar het is nu eenmaal zo”, zegt Theo met een lach.

Niets laten sudderen

Het werkgeverschap is ook wel eens lastig, zo ervaart ook Theo. “Maar dan heb ik het over de gebruikelijke dingen, waar elke werkgever tegenaan loopt. Het is niet altijd maar vrolijkheid. Zo zijn er nu eenmaal wel eens mensen die ziek worden, of een poos geleden is een collega overleden, daar heb ik nu nog elke dag last van. Dat voel je als persoon én als werkgever. Er zijn ook wel eens incidenten waar je mee te maken krijgt, of je moet iemand ontslaan. Maar wat moet dat moet. Ik laat zaken niet sudderen, maar pak ze meteen aan. Zowel positief als negatief. Zo voorkom je dat het escaleert.”

Regelvrijheid geeft plezier

Trots is Theo ook, vooral op het feit dat zoveel mensen met plezier bij het USC werken. “In WOS verband heb ik wel gesprekken bijgewoond over Het Nieuwe Werken. Daar bleek dat dat voor ons niet zo’n thema was, we doen het in feite al. We zijn al gewend aan flexibiliteit in werken, en met roosters maken inspelen op de persoonlijke situatie (studieroosters) van mensen. Regelvrijheid maakt dat mensen lol hebben.”

Eerst ja zeggen, dan een plan bedenken

Dat is een persoonlijke levensles die Theo zijn werknemers ook wil meegeven: “Zorg voor een beetje een losse levenshouding. Tijdens mijn loopbaan aan de universiteit zat ik in zo’n papierfabriek, het ging alleen maar om notities maken, vergaderen, notulen maken en dan weer vergaderen over die notulen. Die papieren wereld is anders dan de echte werkelijkheid. Je kunt beter meer doen, ondernemen. Ik ben een groot voorstander van ondernemerschap binnen een organisatie. Iedereen kan het: een idee ontwikkelen en daarmee aan de slag gaan. Werknemers varen daar wel bij. Ze weten het echt wel als ze een goed idee hebben. Ik ben dan ook geneigd eerst ja te zeggen en vervolgens pas een plan te bedenken. Mensen zijn niet dom, dus in 99 procent van de gevallen pakt het goed uit. Je moet ze gewoon veel toevertrouwen en de ruimte geven. Achteraf komt het dan wel eens voor dat je moet corrigeren, maar dat kost minder energie dan vooraf alle risico’s in te dekken. Dat is common sense, of misschien wel gemakzuchtig, ik weet het eigenlijk niet, maar het werkt nu eenmaal.”

Meer dan een gymzaal

Het USC heeft als voornaamste ambitie om in de toekomst nog meer voor zijn grootste opdrachtgevers te willen doen. Theo: “De organisatie dus meer ontwikkelen als partner van het academisch ziekenhuis, de universiteit en hogeschool, en minder als enkel ‘de gymzaal’. Dat is wel een opgave, en ook wel om duidelijk te maken aan werknemers die heel praktisch bezig zijn. Die zien het bredere verband vaak minder en denken bijvoorbeeld vooral aan hun eigen volleyballes en of die goed is verlopen. Uiteraard hebben we daarnaast ook de algemene ambitie om zoveel mogelijk studenten aan het sporten te krijgen. Vanuit de commercie en ons eigen voortbestaan moeten we dat wel nastreven en mensen een goed aanbod tegen een aantrekkelijke prijs leveren. Daarbij vinden we dat wat we doen onderdeel uitmaakt van het primaire doel van de universiteit of hogeschool: als je sport leer je beter en word je een beter mens.”

Kansen geven waar die zich voordoen

Theo realiseert zich dat het niet altijd gemakkelijk is een carrière in de sport te starten. “Er zijn veel studenten die een studie Sportmanagement doen. Logisch, want het is ook een hele mooie studie. Er zijn echter niet zoveel functies als afgestudeerden op dat niveau. Mijn advies is dan ook: begin gewoon ergens, als het moet op een lager niveau, laat zien wat je kunt en dat gaat mensen opvallen. Er zijn zoveel mensen die goed zijn opgeleid en veel kunnen, dus ergens zul je moeten laten zien wat je kracht is. Veel mensen binnen het USC hebben ook vreemde omwegen gemaakt, zijn later bijgeschoold of omgeschoold. Wij kijken vooral naar persoonlijkheid, interesse, competenties en de mate waarin men binnen de club past. Loopbaanbeleid is bij ons kansen geven waar die zich voordoen, en leven van dag tot dag.”

Grotere rol voor communicatie door groei

Kijkend naar de toekomst verwacht Theo niet dat het USC er qua organisatie en daarbinnen passende werknemers over tien jaar heel anders uit zal zien: “Het type werknemer binnen de organisatie was tien jaar geleden goeddeels hetzelfde als nu, en over tien jaar zal dat niet veel anders zijn. Wel zal het USC nog groeien, en nog professioneler worden. Daarmee zal een grotere rol weggelegd zijn voor een goede onderlinge communicatie. De kunst is om het niet bureaucratisch te laten worden. Maar over tien jaar horen er nog steeds dezelfde mensen bij.”