Project- en financieel administrateur ( 0,8-1,0 fte)

Krijg je energie van het maken van (financiële) managementrapportages. Kennen digitale projectbeheersystemen en Exact online geen geheimen voor je? Ben je daarnaast op zoek naar een functie met veel afwisseling en eigen verantwoordelijkheid? Dan is deze functie iets voor jou:

Het Mulier Instituut zoekt een

Project- en financieel administrateur ( 0,8-1,0 fte)

Wat ga je doen?

Als project- en financieel administrateur maak je deel uit van een team van negen medewerkers die vanuit verschillende disciplines de bedrijfsvoering ondersteunen. In de dagelijkse praktijk werk je veel samen met de financieel-administratief medewerker en de secretarieel-administratief medewerker.

Je kerntaak is het verzorgen van de gehele projectadministratie: van projectidee tot en met de eindfacturatie. Je ondersteunt de organisatie in het projectbeheer bij gesubsidieerd onderzoek voor het ministerie van VWS en andere subsidieverstrekkers, maar ook bij opdrachtonderzoek voor onder andere gemeenten, sportbonden en beleidsorganisaties. Je voorziet projectleiders van de juiste informatie op het juiste moment, zodat zij op adequate wijze sturing kunnen geven aan onderzoeksprojecten. Daarnaast fungeer je als back-up voor de financieel-administratief medewerker. Het is een brede functie met veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen inbreng.

Je belangrijkste werkzaamheden bestaan uit:

  • het verzorgen van tijdige, juiste en volledige periodieke rapportages en informatie rondom projecten vanuit Exact online. Je werkt in de modules Boekhouden, Project Management en Expense Management;
  • het verzorgen van projectbeheer: van het bijhouden van het acquisitietraject, het invoeren van projecten in de administratieve systemen, het maken van budgetplanningen en het bewaken daarvan tot en met de administratieve afronding van projecten;
  • verslaglegging voor het management: maandelijks actuele overzichten maken van gerealiseerde uren en beschikbaarheid van medewerkers, inkoop, gerealiseerde omzet en balanspost onderhanden werk van alle lopende projecten. Verder maak je rapportages op maand- en/of kwartaalbasis, zoals uitstaande en gerealiseerde offertes en verwachte inkomsten voor de liquiditeitsprognose;
  • bijdragen aan het opstellen van de jaarrekening;
  • het verzorgen van subsidieverantwoordingen, op zowel nationaal als internationaal niveau;
  • het maken en verzenden van correcte en tijdige verkoopfacturen voor opdrachtgevers en subsidiënten;
  • zorgdragen voor een zorgvuldige archivering van alle administratieve documenten (digitaal en op papier) voor projecten;
  • meedenken over de professionalisering van de administratieve organisatie en dienstverlening en hierover adviseren. Je toetst gegevens uit onze administratieve systemen en signaleert daarbij fouten of afwijkingen en geeft suggesties over de kwaliteitsverbetering hiervan;
  • het gevraagd en ongevraagd leveren van financiële rapportages en projectbeheerrapportages aan medewerkers (o.a. projectleiders);
  • het vervangen van een deel van de taken van de financieel-administratief medewerker bij diens afwezigheid, zoals inkoopfacturering en maandelijkse salarisbetaling.

Wat vragen wij?

We zijn op zoek naar een sociaal vaardige collega, een echte teamspeler met een dienstverlenende houding. Je bent cijfermatig sterk en beschikt over een goed analytisch vermogen. Je hebt inzicht in het verband tussen de projectadministratie, balans en resultatenrekening. Je hebt een proactieve houding, werkt zelfstandig en neemt initiatief. Je raakt niet in de stress van deadlines en ad-hocverzoeken. Je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en werkt daarbij gestructureerd, planmatig en accuraat. Goed kunnen samenwerken in een team vinden wij belangrijk. Dat betekent dat je een actieve bijdrage levert aan een gezamenlijk resultaat of de oplossing van een probleem.

Verder beschik je over de volgende kennis en vaardigheden:

  • minimaal hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met een economisch-administratieve of bedrijfskundige opleidingsachtergrond;
  • minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met genoemde administratieve en financiële werkzaamheden;
  • aantoonbare ervaring met Exact online (specifiek de modules Boekhouden, Project Management en Expense Management), financieel-administratieve procedures en boekhoudkundige werkzaamheden.
  • ervaring met Blue10 voor de digitale verwerking van onze inkoopfacturen is een pré;
  • relevante kennis van en ervaring met subsidieverantwoordingen en accountantscontroles, zowel op nationaal (zoals ministerie van VWS, ZonMw) als internationaal niveau (Erasmus+);
  • kennis van de relevante wet- en regelgeving (zoals btw, staatssteun);
  • sterke affiniteit met digitaal werken, het vermogen om je nieuwe ICT-systemen snel eigen te maken en vaardigheid in het maken van spreadsheets in Excel;
  • uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden in het Nederlands;
  • integer en in staat vertrouwelijk met gegevens om te gaan. Kennis van privacywetgeving (AVG) is een pré.

Wat bieden wij?

We bieden een werkplek in een open en actieve organisatie in een functie met eigen verantwoordelijkheid. Na(ast) het werk worden regelmatig leuke (online) activiteiten georganiseerd. Uiteraard zorgen we ervoor dat je je werk goed kunt doen: je krijgt daarom apparatuur van de zaak in bruikleen, zoals een laptop en mobiele telefoon. Er zijn in afstemming mogelijkheden tot thuiswerken. Wij stimuleren de ontwikkeling van medewerkers door het aanbieden trainingen en cursussen.

Het Mulier Instituut kent een eigen arbeidsvoorwaardenregeling, waarbij de CAO Nederlandse Universiteiten als referentiekader is gebruikt en volgt daarin de salarisschalen van deze CAO. De functie van project- en financieel administrateur wordt ingeschaald in schaal 8 of 9, afhankelijk van opleiding en ervaring. De aanstelling geschiedt voor de duur van een jaar, met mogelijkheid tot verlenging.

Wie zijn wij?

Het Mulier Instituut verricht sportonderzoek voor beleid en de samenleving. Opdrachtgevers zijn vooral overheden en sportorganisaties. Bij ons instituut werken mensen met een passie voor sport, bewegen en gezondheid. Je werkt samen met ruim 55 onderzoekers en onderzoeksassistenten en een team van negen ondersteunende medewerkers. Het instituut is gevestigd in stadion Galgenwaard in Utrecht. Kijk voor meer informatie op www.mulierinstituut.nl.

Enthousiast geworden?

Heb je belangstelling voor deze functie? Upload dan uiterlijk 29 oktober aanstaande je motivatiebrief en curriculum vitae via het sollicitatieformulier op onze website, gericht aan Remco Hoekman. Voor vragen over de functie kun je terecht bij Saskia de Groot of Christine Schmits. De gesprekken vinden plaats in week 44 en 45.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.