Secretaresse Bestuurlijke Zaken

Word jij onze schakel met het Bondsbestuur en de Ledenraad?

Amstelveen | Parttime (20 uur) | Per direct

Vanwege het vertrek van een collega is er ruimte voor een parttime (20 uur) Secretaresse Bestuurlijke Zaken.

Meer mensen meer laten tennissen en padellen, dat is ons doel. Samen met 1.650 verenigingen in Nederland, zet de KNLTB zich in voor de tennis- en padelsport, op recreatief en op wedstrijdniveau. We promoten tennis en padel en bouwen een sterke community, voor iedereen: de fans, de leraren, de competitiespelers, de vrijwilligers, bestuurders op de vereniging en commerciële aanbieders. Met ruim 600.000 leden is de KNLTB de 2e sportbond van Nederland. De KNLTB is een jonge, actieve en servicegerichte organisatie met ruim 90 medewerkers die werken vanuit het Nationaal Tenniscentrum in Amstelveen.

Wat zijn de uitdagingen?

Je zult de spil worden in de administratieve werkzaamheden en processen rondom de Ledenraad en het Bondsbestuur. Je werkt binnen de KNLTB nauw samen met de Directie en de Directiesecretaresse en zorgt ervoor dat de planning, voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen soepel verloopt. Je weet snel en goed te schakelen binnen de KNLTB en met externe relaties en vrijwilligers.

Wat ga je precies doen?

De Secretaresse Bestuurlijke Zaken werkt nauw samen met de Directiesecretaresse, het Bondsbestuur, de Algemeen Directeur en de Directeur Dienstverlening.

  • Draagt zorg voor de planning, voorbereiding en verslaglegging en verzending van de agenda en bijbehorende stukken ten behoeve van de vergaderingen van het Bondsbestuur en de Ledenraad
  • Regelt alle administratieve zaken rondom bijeenkomsten van het Bondsbestuur en van de Ledenraad
  • Stelt de (jaar)planning samen, voorbereiding en uitvoering daarvan binnen de gehele bestuurlijke organisatie
  • Is aanwezig bij bijeenkomsten van de Ledenraad en het Bondsbestuur om ter plekke zaken te regelen
  • Regelt en boekt de (internationale) reizen van bestuursleden/leden van internationale commissies/directieleden
  • Is eerste aanspreekpunt voor praktische informatie aan bestuurs- en directieleden
  • Voert overige administratieve werkzaamheden uit voor directie en/of bedrijfsjuristen zoals het verzorgen van correspondentie, voorbereiding van bestuursvergaderingen, uitwerken van de bestuursstukken, bijhouden dossiers bestuursleden en overige
  • Houdt benoemingen van KNLTB vrijwilligers bij en het bestand van (bonds)onderscheidingen up-to-date en draagt zorg voor de administratieve afhandeling en is verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van het uitnodigingsbeleid.

In welk team kom je terecht?

Je komt te werken binnen de afdeling bestuurlijke en juridische zaken. Dit team bestaat momenteel uit vier andere medewerkers, waarvan een directiesecretaresse en drie juristen. In een aantal taakgebieden zal jij het eerste aanspreekpunt worden. Je rapporteert aan de Directeur Dienstverlening.

Wat vragen wij van jou?
Voor deze functie zoeken wij een proactieve collega. Je bent representatief, neemt initiatief en hebt een professionele instelling. Daarnaast heb je een klantgerichte werkhouding en beschik je over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je hebt oog voor detail en gevoel voor kwaliteit. Je bent enthousiast en snel van begrip. Kortom je zorgt voor een goede en efficiënte voortgang van zaken en weet ook in hectische perioden het overzicht te bewaren. Uiteraard kan je goed uit de voeten met het MS Office pakket. Een mooie functie voor een kandidaat met minimaal een afgeronde MBO-opleiding en minimaal 5 jaar relevante werkervaring.

Ons wensenlijstje:

  • Minimaal MBO niveau in een secretariële richting
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
  • Kan prioriteiten stellen
  • Beschikt over goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden
  • Accuraat en zorgvuldig
  • Proactief
  • Gevoel voor werken met vrijwilligers
  • Een nauwkeurige teamspeler
  • Een klantgerichte instelling
  • Sterke affiniteit met de tennis- en of padelsport

Wat bieden wij jou?

  • Een functie voor 20 uur per week
  • Een uitdagende functie met voldoende ruimte om je te ontwikkelen
  • Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken
  • Alle voordelen van de CAO Sport zoals een goede pensioenopbouw en tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering
  • Een vaste 13e maand in december
  • Een salaris ingeschaald in schaal 7 van de CAO Sport
  • Een laptop van de zaak
  • Leuke extra's zoals de mogelijkheid om tenniswedstrijden te bezoeken en een tennistoernooi met collega's
  • Een fanatieke personeelsvereniging om je bij aan te sluiten

Enthousiast geworden?

Dan maken we graag kennis met je! Kijk ook nog even op onze site www.knltb.nl voor meer informatie over onze organisatie. Mocht je dan nog steeds enthousiast zijn dan zouden we het leuk vinden als je solliciteert via onderstaande knop. We ontvangen dan graag jouw motivatie waarom jij de beste kandidaat bent en waarom je graag bij de KNLTB zou willen werken. Daarnaast ontvangen we graag jouw cv om te zien welke ervaring je al hebt opgedaan.

Mocht je toch nog meer informatie willen over de vacature of organisatie dan kan je hierover contact opnemen met Robert Jan Schumacher, Directeur Dienstverlening via 06-513 890 66 of de HR Business Partner, Jolanda Porcel, te bereiken op 06-514 591 54

De vacature blijft de gehele procedure open staan, wij hanteren dan ook geen deadlines. Zolang de vacature op onze site staat, is het mogelijk om te solliciteren.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.